AIを使用してOutlookで複数のメールを要約し、レポートを生成する

Author: Sun Last Modified: 2025-05-23

日々の業務で作業内容を記録したメールのやり取りが多い場合、特定の期間におけるこれらのメールを要約することが重要です。各メールを手動で開き、情報をまとめてレポートを作成するのは時間がかかり、ミスも発生しやすいです。このニーズに対応するために、Kutools for OutlookはAIサマリー機能を導入しました。このツールは、AIを利用して複数のメールを迅速に要約し、Outlook内で詳細なレポートを直接生成することで、作業効率と正確性を向上させます。

AIサマリー機能の主な特徴：

高度なAI技術を利用して、複数のメールの内容を素早く要約します。
必要に応じて、今日、昨日、今週、今月などの異なる期間を選択してメールを要約したり、時間範囲をカスタマイズできます。
3種類の要約スタイル（精密、シンプル、ハイライト重視）を提供し、さらにユーザー定義の要件にも対応します。
要約レポートは40言語に翻訳可能です。
複数の要約を同時に生成でき、現在の要約を編集して新しい要約を作成し、より適切にニーズを満たすことが可能です。
生成された要約はコピー可能で、テキストやPDFファイルとしてエクスポートしたり、新規メールの本文として直接使用できます。

これらの機能により、メール要約プロセスがより効率的かつ柔軟になります。

AIサマリー機能の使用方法

AIサマリー機能を効果的に使用する方法について詳しく見ていきましょう。

ステップ1. Outlookを起動します。

ステップ2. Kutools AIタブをクリックし、サマリー機能を選択します。

ステップ3. 作業要約ウィンドウのステップ1で：

まず、希望するメール要約期間を選択します。期間を指定するには2つの方法があります。
ドロップダウンメニューから期間を素早く選択します。
必要な期間をカスタマイズします。
注: カスタム日付オプションを有効にするには、まずドロップダウンメニューから「カスタム」を選択する必要があります。
次に、要約を作成したいフォルダーを選択します。

次へをクリックして、作業要約ウィンドウのステップ2に進みます。

ステップ4. 作業要約ウィンドウのステップ2で：

まず、要約したいメールを選択します。
次に、要約スタイルと言語を選択します。

ステップ5. 要約を開始します。

クリックしてください 要約を開始 ボタンすると、AIがリストされたメールを要約します。

現在の要約に満足できない場合は、 再度要約ボタンをクリックして修正版を取得できます。

または、最初の要約を編集して内容を追加または削除し、再度要約をクリックして変更に基づいた改善版を生成することもできます。目的の要約に達するまで調整を続けることができます。

ステップ6. 要約を使用する

クリック コピー ボタン要約をクリップボードにコピーし、それを任意の場所に貼り付けます。
エクスポートをクリックし、現在の要約をテキストファイルまたはPDFファイルとしてフォルダに出力するよう指定します。
クリック 新規メール ボタン新しいメッセージウィンドウが開き、要約が本文に自動入力されます。送信者、受信者、件名を編集し、送信をクリックして要約済みメールを送信します。