AI を使用してOutlook で複数のメールを要約し、レポートを生成する

日々の業務で作業内容を記録したメールのやり取りが頻繁にある場合、特定の期間のメールを要約することは非常に重要です。各メールを手動で開いて情報をまとめてレポートを作成するのは、時間もかかりミスも起こりやすくなります。この課題を解決するために、Kutools for Outlook はAI サマリー機能を提供します。このツールは、AI を活用してOutlook 内で複数のメールを素早く要約し、詳細なレポートを自動生成することで、作業効率と正確性を大幅に向上させます。

AI サマリー機能のハイライト：

• 高度な AI 技術を活用して、複数のメールの内容を瞬時に要約します。
• メール要約の期間は、今日・昨日・今週・今月など、ニーズに合わせてさまざまな期間から選べます。さらに、時間範囲をカスタマイズすることも可能です。
• 要約スタイルは、3 種類（正確・簡潔・ハイライト重視）をご用意しています。さらに、要件に合わせてカスタマイズすることも可能です。
• 要約レポートは40 言語に対応しています。
• 複数の要約を同時に生成でき、現在の要約を編集して、さらにニーズに合った新しい要約を作成できます。
• 生成された要約は、コピーしたり、テキストまたは PDF ファイルとしてエクスポートしたり、新規メールの本文として直接使用したりできます。

これらの機能により、メールの要約プロセスがさらに効率的で柔軟になります。

AI サマリー機能の使い方

AI サマリー機能をより効果的に活用する方法を詳しく見ていきましょう。

ステップ1．Outlook を起動します。

ステップ2．「KUTOOLS AI」タブをクリックし、「AI サマリー」機能を選択します。

ステップ3．作業要約ウィンドウのステップ1 で：

1. まず、希望するメールの要約期間を選択してください。期間の指定方法は、次の2 通りあります。ドロップダウンメニューから、期間をすばやく選択しましょう。

   

   必要に応じて、期間を自由にカスタマイズできます。
   注記：カスタム日付オプションを有効にするには、まずドロップダウンメニューから「カスタム」を選択する必要があります。

2. 次に、要約を作成したいフォルダーにチェックマークを付けます。

   

ステップ2 に進むには、次へ作業要約ウィンドウの

ステップ4．作業要約ウィンドウのステップ2 で：

1. まず、要約したいメールを選択してください。

2. 次に、要約のスタイルと言語を選択してください。

   

ステップ5．要約を開始します

要約を開始ボタンをクリックすると、AI がリストされたメールを要約します。

現在の要約にご満足いただけない場合は、再度要約ボタンをクリックして、修正版をすぐ生成できます。

または、最初の要約を編集して内容を追加・削除し、再度「要約」をクリックすれば、変更に基づいた改善版を生成することもできます。希望の要約が得られるまで、何度でも調整を続けられます。

ステップ6．要約を使用します

• コピーボタンをクリックして要約をクリップボードにコピーし、その後、任意の場所に貼り付けてください。

• 現在の要約をフォルダーにテキストファイルまたは PDF ファイルとしてエクスポートするには、エクスポートをクリックし、保存先を指定してください。

  

• 新規メールボタンをクリックすると、要約が本文に事前入力された新しいメッセージウィンドウが開きます。送信者、受信者、件名を編集したうえで、送信をクリックすれば、要約メールをすぐに送信できます。

  

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