Excel からメールリストのラベルを印刷するにはどうすればよいですか？

通常、Excel を使えばメールリストを素早く簡単に整理できますが、ラベルを印刷するにはあまり便利ではありません。ワークシートの各行を、下記のスクリーンショットのように1 つのラベルに転記する必要があります。このような場合は、Word の差し込み印刷機能を使ってExcel データからラベルを作成し、必要に応じて印刷または保存できます。

差し込み印刷機能を使用してExcel ワークシートからWord でラベルを作成・印刷する

1．印刷用の宛名ラベルデータ（例：氏名、住所、市区町村、都道府県、郵便番号など）を、以下のスクリーンショットのようにご準備ください。

2．ワークブックを保存して閉じ、Word 文書を開き、「差し込み文書」＞「差し込み文書の開始」＞「ラベル」をクリックします（スクリーンショット参照）。

3．表示された「ラベルのオプション」ダイアログボックスで、必要に応じてラベル情報と製品番号を設定してください。

• ラベル情報：ラベルシートのメーカーを選択してください。
• 製品番号：ラベルシートのパッケージに記載されている製品番号をお選びください。
• （この例では、「Microsoft」と「1/4 レター」をそれぞれ別々に選択します。）

4．次に、「OK」ボタンをクリックしてダイアログボックスを閉じ、その後、「差し込み文書」＞＞受信者を選択＞「既存のリストを使用」をクリックします（スクリーンショット参照）。

5．表示されたデータの選択ソースウィンドウで、先ほど保存したExcel ファイルを選択し、「開く」ボタンをクリックしてください（スクリーンショット参照）。

6．次に表示される「テーブルの選択」ダイアログボックスで、メールリストを含むシートを選択してください（スクリーンショット参照）。

7．次に、「OK」をクリックしてダイアログボックスを閉じると、Word 文書は以下のスクリーンショットのようになります。

8．カーソルが文書の右上隅にあることを確認し、次に「差し込み文書」タブから「住所ブロック」をクリックします（スクリーンショット参照）。

9．表示された「住所ブロックの挿入」ダイアログボックスで、必要なオプションを選択し、「プレビュー」セクションで結果を確認します（スクリーンショット参照）。

10．「OK」ボタンをクリックすると、最初のラベルに《住所ブロック》が表示されます。その後、「差し込み文書」タブから「ラベルの更新」をクリックします（スクリーンショット参照）。

11．このステップでは、「差し込み文書」タブから「完了と結合」＞「個別の文書を編集」をクリックして、差し込み印刷を実行します（スクリーンショット参照）。

12．すると、「新しい文書に結合」ダイアログボックスが表示されます。「結合レコード」から「すべて」を選択し、「OK」ボタンをクリックします（スクリーンショット参照）。

13．これで、Excel のメールリストが新しいWord ファイル内のラベルに差し込まれ、次のスクリーンショットのようになります。

14．最後に、印刷に合わせてラベルの書式（枠線、フォント色、フォントサイズなど）を必要に応じて調整できます。

ヒント：ラベルフィールドを含むWord 文書を今後の使用のために保存できます。保存されたWord 文書はExcel ワークブックにリンクされています。Excel でメールリストのデータを変更した後、次回Word 文書を開くとプロンプトメッセージが表示されるため、「はい」ラベルを更新するには、をクリックしてください。その後、上記の手順11 および12 を繰り返して、新しい差し込み文書を生成します。

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