Outlook でメールメッセージを指定したカラーカテゴリーに基づいてグループ化するには、どうすればよいですか？

場合によっては、特定のカラーカテゴリーでメールメッセージにマークを付けて、それらを簡単に整理・検索したり、その他の目的で活用することがあります。しかし、大量のメールがフォルダー内に混在していると、指定したカラーカテゴリーでマークされたメールを一目で見つけるのは困難です。実は、Microsoft Outlook には、指定したカラーカテゴリーに基づいてメールを素早くグループ化するための便利なテクニックがいくつか備わっています。

検索フォルダーを使用してカテゴリ別にメールメッセージをグループ化する

並べ替えパターンを変更してカテゴリ別にメールメッセージをグループ化する

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検索フォルダーを使用してカテゴリ別にメールメッセージをグループ化する

この方法では、指定したカラーカテゴリーに基づいて検索フォルダーを作成し、そのカラーカテゴリーでマークされたすべてのメッセージが自動的にこの検索フォルダーにまとまります。

手順1：ナビゲーションで、メールメッセージをカテゴリ別にグループ化したメールフォルダーを選択して開きます。

手順2：［新しい検索フォルダー］ダイアログボックスを開きます。

• Outlook 2007 では、ファイル > 新規作成 > 検索フォルダーをクリックしてください。
• Outlook 2010 および2013 では、フォルダータブにある新しい検索フォルダーボタンをクリックしてください。

手順3：［新しい検索フォルダー］ダイアログボックスで、検索フォルダーの選択：ボックス内からカテゴリ分けされたメールを選択してハイライトします。

すべてのメールメッセージを任意のカラーカテゴリーごとにグループ化する場合は、OKボタンをクリックして設定を完了してください。 特定のカラーカテゴリーを持つメールメッセージをグループ化する必要がある場合は、次の手順に進んでください。

手順4：［新しい検索フォルダー］ダイアログボックスで、選択ボタンをクリックします。

手順5：カラーカテゴリーダイアログボックスで、ご自身のニーズに合わせてカラーカテゴリーをチェックします。ここでは、「緑」カテゴリをチェックしています。

手順6：各ダイアログボックスのすべてのOKボタンをクリックしてください。

すると、新しい検索フォルダーが作成され、ナビゲーションに追加されます。このフォルダー名は指定したカテゴリに基づいており、指定したカラーカテゴリーが付与されたすべてのメッセージが自動的にこの検索フォルダーにグループ化されます。

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並べ替えパターンを変更してカテゴリ別にメールメッセージをグループ化する

場合によっては、メールメッセージをカラーカテゴリーで一度だけグループ化したいことがあります。そんな一時的なニーズにぴったりの、カラーカテゴリーでメールを素早くグループ化する別方法をご紹介します。

手順1：ナビゲーションで、メールメッセージをカテゴリ別にグループ化したメールフォルダーを選択して開きます。

手順2：選択したメールフォルダーの並べ替えパターンを変更します。

• Outlook 2007 では、表示 > 並べ替え > カテゴリをクリックしてください。
• Outlook 2010 および2013 では、カテゴリを表示タブの並べ替えグループ内でクリックしてください。

すると、任意のカラーカテゴリーが付与されたすべてのメールメッセージが、メールリストの末尾にまとめて並べられ、グループ化されていることが確認できます（下記のスクリーンショットを参照）。

注：並べ替えパターンを変更したり、他の条件でメッセージを並べ替えると、カラーカテゴリーによるグループ化も解除されます。