Outlook での自動返信設定に関する包括的なガイド
メールの管理は、特に外出中や休暇中には非常に煩雑になりがちです。Outlook で自動返信を設定すれば、連絡先に対して不在であることをスマートに伝えたり、代替の連絡先情報を提供したりできます。本ガイドでは、Outlook で自動返信を設定するさまざまな方法をご紹介し、外出中でもメールを効率的に管理できるようサポートします。
ルールを作成してOutlook 2007 で自動返信を設定する
Kutools for Outlook で複数のアカウント向けに異なる自動返信を簡単に設定
新しいOutlook で自動返信を設定する
新しい Outlook では、ユーザーが不在時やメールに返信できない場合に備えて、自動返信を設定できます。
自動返信を設定して有効化する
Outlook を起動して、「ファイル」タブをクリックします。
「情報」タブが選択されていることを確認し、「自動返信(不在勤務)」をクリックしてください。
- 表示されたウィンドウで、次のように設定してください。
- 「自動返信を送信する」を選択してください。
- 自動返信の送信先を指定するには、組織内タブまたは組織外タブのいずれかを選択してください。
- 自動返信メッセージを入力してください。
- 「OK」をクリックして、設定を保存しましょう。
ヒント：時間範囲を設定するには、「この時間範囲の間のみ送信する」を必要に応じてチェックし、開始時刻と終了時刻を指定することで、自動返信の有効期間をカスタマイズできます。
自動返信を無効にする
自動返信を停止するには、ファイルタブに移動し、自動返信セクション内の無効にするボタンをクリックしてください。
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ルールを作成してOutlook 2007 で自動返信を設定する
Outlook で自動返信を設定するルールを作成するには、以下の手順に従ってください。
1．自動返信として送信する件名と本文を含んだ新規メッセージを作成します。
2．ファイルをクリックします（Outlook 2007 を使用している場合は、)Officeボタンをクリック）→名前を付けて保存。
3．名前を付けて保存ダイアログボックスで、保存形式を指定ドロップダウンリストからOutlook テンプレートを選択し、保存ボタンをクリックします。
4．メッセージを直接閉じます。Outlook 2010、2013、および2016 をご利用の場合は、ホーム>ルール>ルールと通知の管理をクリックしてください。
Outlook 2007 をご利用の場合は、Outlook ウィンドウのメニューからツール＞ルールと通知。。。をクリックしてください。スクリーンショットをご参照ください。
5．ルールと通知ダイアログボックスで、新規ルール。。。をクリックします。
6．ルールウィザードダイアログボックスで、Outlook 2010 および2013 では受信したメッセージにルールを適用するを選択します。Outlook 2007 では、空のルールから開始するオプションとメッセージの受信時にチェックするオプションを選択し、次へボタンをクリックします。
7．次のルールウィザードダイアログボックスで、Outlook 2010 および2013 では自分宛のみに送信されたメールを、Outlook 2007 ではTo ボックスに自分の名前がある場合を選択し、次へボタンをクリックします。
8．特定のテンプレートを使用して返信するを操作の選択でチェックし、特定のテンプレートをルールの内容の編集ボックス内でクリックしてください。スクリーンショットをご参照ください。
9．返信テンプレートの選択ダイアログボックスで、参照先ドロップダウンリストからファイルシステム内のユーザーテンプレートを選択し、事前に作成したテンプレートを指定して開くボタンをクリックします。前のルールウィザードダイアログボックスに戻ったら、次へボタンをクリックします。
10．次のルールとウィザードダイアログボックスで、例外をチェックせずに次へボタンをクリックしてください。
11．このルールの名前を指定するボックスにルール名を入力して、完了ボタンをクリックします。
すべてのアカウントでこのルールを使用したい場合は、すべてのアカウントでこのルールを作成するチェックボックスをオンにしてください。
12．これでルールと通知ダイアログボックスに戻りますので、OKボタンをクリックしてください。自動返信ルールが作成されました！
Outlook で自動返信のルールを作成するのは非常に複雑ですが、次のセクションで紹介するKutools for Outlookの自動返信機能を使えば、簡単に実現できます。
Kutools for Outlook でOutlook の自動返信を簡単に設定
ここでは、Outlook で自動返信を簡単に設定できるよう、Kutools for Outlook の「自動返信の管理」ユーティリティを強くおすすめします。
1．Microsoft Outlook を開き、Kutools > 返信 > 自動返信の管理をクリックします。
2．自動返信の管理ダイアログボックスで、メール受信時に自動返信を送信したいメールアカウントにチェックを入れ、必要に応じて自動返信件名の接頭辞を削除し、自動返信の内容を編集します。最後に、OKボタンをクリックしてください。スクリーンショットを参照してください。
3．次に、返信ユーティリティを有効にするには、Kutools > 返信 > 自動返信を有効にするをクリックします。
これ以降、指定したメールアカウントでメールを受信すると、送信者に自動返信メールが自動的に送信されます。
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