受信したメールを自動的に重要度高に設定するルールの作り方は？

Outlookでは、ある日数百、数千ものメールを受信すると、重要なメッセージが埋もれてしまうことがあります。この記事では、Outlookで大量のメールの中でも目立つように特定のメールを重要として設定するためのいくつかのコツを紹介します。

メールを自動的に重要として設定するルールを作成

Kutools for Outlookを使用してメールを重要として設定

メールを自動的に重要として設定するルールを作成

Outlookでは、「ルール」機能を使用して、メールを重要として設定することができます。

1. 「ホーム」＞「ルール」＞「ルールと通知の管理」をクリックし、「ルールと通知」ダイアログで「新しいルール」をクリックします。
 

2. 「ルールウィザード」ダイアログで、「空白のルールから開始」セクションの「受信したメッセージにルールを適用」を選択します。

3. 「次へ」をクリックし、「件名または本文に特定の単語が含まれている」やその他の必要なチェックボックスを「ステップ1」セクションで選択し、「ステップ2」セクションで「特定の単語」をクリックして、重要メールとしてマークする基準となる単語を追加します。

4. 「OK」＞「次へ」をクリックし、このウィンドウで「ステップ1」の「重要としてマーク」チェックボックスをオンにし、「ステップ2」で「重要度」をクリックして「重要度」ダイアログで「高」を選択します。

5. 「OK」＞「次へ」＞「次へ」をクリックすると、続行するかどうか確認するダイアログが表示されるので、「はい」をクリックします。

6. 最後のウィンドウで、「このルールを有効にする」が選択されたままにしておき、「完了」＞「OK」をクリックしてルールの作成を終了します。

これで、件名または本文に特定のテキストを含む受信メッセージが自動的に重要としてマークされます。

Kutools for Outlookを使用してメールを重要として設定

ルール機能が複雑であるため、ここでは便利なツール「Kutools for Outlook」をご紹介します。「重要なメールのアラート」機能を使用すると、特定のテキストを含むすべての重要なメールをリストアップできます。

Kutools for Outlookを無料でインストール し、以下の手順に従ってください：

1. 「Kutools Plus」＞「重要なメールのアラート」＞「重要なメールのアラートオプション」をクリックします。

2. 「重要なメールのアラートオプション」ダイアログで、「全般」タブの下で、重要なメールを確認したいアカウントを選択します。

3. 「ルール」タブをクリックし、「新規」をクリックして、重要なメールかどうかを判定するための特定のテキストを1つずつ追加します。

4. 「OK」＞「OK」をクリックしてダイアログを閉じます。

5. 「Kutools Plus」＞「重要なメールのアラート」＞「重要なメールのアラート」をクリックして、このユーティリティを有効にします。

これで、本文、件名、またはアドレスに特定のテキストを含むメールは、到着時に重要メールとして扱われ、重要ペインにリスト表示されます。

  重要なメールのアラート

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