AIの力でOutlookでのメール返信を手軽に
今日の高速な職場環境では、多数のメールに返信することは困難で時間がかかる作業になることがあります。類似のメールには返信テンプレートを作成できますが、多くのメッセージは依然として手動での対応が必要です。高度なAI技術を活用して、Kutools for OutlookはAIクイックリプライ機能を導入しました。この機能は各メールの内容に基づいて返信案を提供し、数秒で適切な返信を生成します。AIクイックリプライとは何か、そしてそれを効果的に使用する方法について見ていきましょう。
Kutools for OutlookにおけるAIクイックリプライとは？
Kutools for OutlookのAIクイックリプライは、あなたのメールコミュニケーションを合理化するためのスマートアシスタントです。
これがその特徴です：
- カスタマイズされた返信提案: AIがあなたのメール内容を分析し、複数の返信方向性を提供します。
- カスタマイズ可能な返信: 最も適切な方向を選択すると、AIが詳細な返信を生成し、さらに編集してニーズに合わせることができます。
- 学習能力: この機能は以前のメール会話から学び、関連データを抽出し、あなたのトーンを模倣して正確で人間らしい返信を提供します。
- リアルタイム効率: メール間を切り替える際に自動的に返信案を提供し、ゼロから返信を書く手間を省きます。
Kutools for OutlookでAIクイックリプライを使用する方法
ステップ1. Kutools for Outlookをダウンロードしてインストールし、Outlookを開き、返信したいメッセージをクリックし、Kutoolsタブ＞AIをクリックしてKutools AIペインを開きます。
注意: 初めてKutools AIを使用する場合、AI設定ウィンドウがポップアップ表示されます。希望するAIプロバイダーを選択し、APIキーを入力して保存をクリックします。保存後、Kutools AIペインが表示されます。APIキーを持っていない場合でも問題ありません！Kutoolsキーを申請することで、Kutools AI機能を無料で100回使用できます。無料のKutools AIキーを取得する方法
ステップ2. クイックリプライタブをクリックすると、有効になるとKutools AIペインが自動的に返信案を生成します。
注意:
必要な場合にのみ提案を生成するために手動モードに切り替えることができます。
ステップ3. コンテキストに最も関連する方向性を選択します。AIはその後、詳細な返信を生成します。
AIの提案が期待に満たない場合：
クリック
the 再生成 ボタンを押して新しい返信を生成します。基本リスト内のすべての返信案が適していない場合、適していないボタンをクリックして、いくつかの重要な情報やコンテキストを手動で入力し、その後、生成ボタンをクリックします。
the 再生成 ボタンを押して新しい返信を生成します。
ステップ4. クリック 
the 返信 ボタンを押すと、直接返信ウィンドウが開き、AI生成の返信が挿入されます。
ステップ5. トーンを調整したり、個人的な詳細を追加したり、返信のどの部分でも修正して、自分の好みに合わせてください。その後、送信をクリックして返信を完了します。
Outlookでより良いAI返信を生成するためのメール学習
メール学習とは？
メール学習は、Kutools for OutlookのAIアシスタントの機能です。過去のメールやり取りを分析して、あなたのトーン、言語、および好みを学習します。これらの洞察を活用して、AIはあなた独自の書き方スタイルを反映し、より正確で文脈に敏感な返信を生成します。
Kutools for Outlookでメール学習を使用する方法
ステップ1. Kutoolsタブ＞AIをクリックしてKutools AIペインを開き、次にクイックリプライタブをクリックして、メール学習をクリックします。
ステップ2. 手動追加または自動追加を選択し、保存をクリックして設定を保存します。
手動追加: メールを手動でチェックし、OKをクリックして選択したメールをアップロードし、AIが学習します。
自動追加: 指定したフォルダからメールを自動的に分析するようAIに許可するアカウントを選択します。
重要な注意点
新しいメールをアップロードすることで、いつでも学習データをリセットまたは更新できます。
プライバシー保護のため、Kutools for Outlookはすべての学習データをローカルに保存し、外部と共有したり使用したりしません。
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