Outlook でテンプレートからメール署名を作成する方法（ステップ・バイ・ステップガイド）

Microsoft Word には、Outlook で簡単にカスタマイズして直接コピーできるさまざまな組み込みメール署名テンプレートが用意されています。

ステップ1：Word から署名ギャラリーにアクセスする

1. Microsoft Word を起動し、左側のサイドバーでNewをクリックします。上部の検索バーにSignatureと入力してEnterキーを押すと、Email Signature Galleryのテンプレートが表示されます（下記スクリーンショット参照）。
   
2. 次に、ポップアップウィンドウでCreateをクリックしてください。

ステップ2：お気に入りのデザインを選択してコピーする

これで、複数の署名テンプレートが表示されたドキュメントが開きます。気に入った署名テンプレートを表示・選択し、その署名の上にマウスを合わせて左端をクリックしてすべての要素を選択し、Ctrl + Cを押してコピーしてください。

ステップ3：Outlook にインポートする

1. Outlook に切り替えて、「ホーム」タブの新規メールをクリックします。
2. 新規メッセージウィンドウで、[Insert]タブをクリックし、[Signature]をクリックして、ドロップダウンメニューから[Signatures...]を選択します。
   
3. Signatures and Stationeryダイアログボックスで、Newボタン（)E-mail Signatureタブ内）をクリックし、署名にわかりやすい名前を付けて「OK」をクリックします。
   

ステップ4：貼り付けてカスタマイズする

1. 「署名を編集」ボックス内をクリックし、Ctrl + Vを押してテンプレートを貼り付けた後、以下の操作を行います：
   • お名前、役職、電話番号など、ご自身の情報を詳しく更新してください。
   • 写真を更新するには、プレースホルダー画像をクリックして選択し、Pictureアイコンをクリックして、ご自身の顔写真や会社ロゴをアップロードしてください。
   • リンクを更新する：任意のソーシャルメディアアイコンまたはウェブサイトのテキストを選択し、Linkアイコンをクリックして、該当する URL を貼り付けてください。
     
2. OKをクリックして、完了しましょう。

Word テンプレートから署名が正常に作成されました。メールウィンドウは保存せずに閉じてください。

署名を作成したら、メッセージ内での表示方法を設定する必要があります。

自動挿入：

特定のアカウントで1 つの署名を頻繁に使う場合は、自動挿入が最適です。これにより、連絡先情報やブランド要素を確実に漏れなく含めることができます。

1. ホーム > 新規メールをクリックして、新規メールを作成します。新規メッセージウィンドウで、挿入 > 署名 > 署名の管理をクリックして、署名と定型文ダイアログボックスを開きます。
2. Signatures and Stationeryダイアログボックスで、Choose default signatureセクションに移動します：
   • アカウントを選択：「メールアカウント」ドロップダウンメニューから、目的のメールアカウントを選びましょう。
   • 新規メール用に設定：「新規メッセージ」ドロップダウンから、すべての新規下書きに自動的に表示させたい署名を選択してください。
   • 返信・転送用に設定：「返信/転送」ドロップダウンから、すべての受信メッセージスレッドに適用する署名（または「なし」）を選択してください。
     
3. OKをクリックして変更を適用すると、新規メッセージを作成するときや既存のメッセージを転送するたびに、署名が自動的に挿入されるようになります。

手動挿入：

手動挿入は、「複数の役割を兼務する」ユーザー（たとえば営業とサポートの両方を担当する人）や、社内向けと社外向けで異なる署名を使い分けたいユーザーに最適です。

1. 新規メールを作成するか、「返信」をクリックしてください。メッセージウィンドウで「挿入」タブに移動します。
2. Signatureアイコンをクリックすると、保存済みの署名一覧がドロップダウン表示されます。必要な署名を選択すれば、カーソル位置に即座に挿入されます！
   

📌 プロのヒント：

自動設定された署名があるメールで、特定の1 通だけ署名を変更したい場合は、下書きメール内の既存署名の任意の場所を右クリックしてください。他の署名の一覧がポップアップ表示され、すぐに切り替えられます！

Outlook で複数のメール署名を扱うのは、しばしば非効率的です。レイアウトをその都度手作業で再作成するのは時間のかかる上、フォーマットが統一されず不格好になりがちです。Kutools for Outlook なら、すぐに使える署名テンプレートが数十種類ご用意されており、ワンクリックで適用可能。プロフェッショナルなメール署名を簡単に作成・保存・管理・再利用できます。

Kutools for Outlook をインストール後、次の手順に従ってください。

1. 新規メールを作成するか、「返信」をクリックします。次に、Kutools > Template をクリックして、リソースライブラリペインを開きます。
2. TemplateタブのSignatureオプションで、Kutools は複数のプロフェッショナルで視覚的に魅力的なメール署名を提供しています。
   
3. 気に入った署名スタイルを選択し、その上にマウスを合わせます。ドロップダウン矢印が表示されたら、クリックしてEditを選択してください。
   
4. Templateダイアログボックスで、署名情報をご自身の情報に更新してください。
   
5. 完了したら、OKをクリックして新しい情報を保存してください。

これで、署名が必要な際は、ペイン内の該当エントリをクリックするだけで、カーソル位置に自動的に署名が挿入されます。部署ごとに複数の署名を使い分けたいユーザーに最適です。