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Outlook での重複した連絡先の管理: 削除、結合、移動、分類

作者: シルヴィア 最終更新日:2024年06月21日

Excel スプレッドシートまたはその他のソフトウェアから Outlook に連絡先をインポートすると、連絡先フォルダーに重複したエントリが作成される可能性があります。 このような重複により連絡先フォルダーが乱雑になり、Outlook の不要な領域が消費される可能性があります。 合理的なソリューションとして、次をお勧めします。 重複した連絡先 の有用性 Kutools for Outlook。この機能を使用すると、選択した連絡先フォルダー内のさまざまな電子メール アカウント間で重複する連絡先を簡単に削除、結合、移動、さらには分類することができます。


Outlookの重複連絡先に対するKutoolsの利点

    • 🔄 柔軟な重複処理オプション: Kutools for Outlook は、さまざまなユーザーのニーズや好みに対応する多彩なオプション スイートを提供することで、重複する連絡先の管理を向上させます。
    • 🗑️ 重複を一時的または永久に削除する:ユーザーは、重複を「削除済みアイテム」フォルダーに一時的に移動して必要に応じて回復できるようにするか、連絡先を完全に削除して連絡先リストを合理化し、連絡先の保護とクリーンなデータベースの維持のバランスをとるかを選択できます。
    • 🔗 重複した情報を 1 つの連絡先に統合する:重複をマージするとき、Kutoolsは選択されたすべての重複連絡先からの情報を統合し、データが失われないようにします。
    • 📂 柔軟な重複の移動: ユーザーは、最初のインスタンスを含むすべての重複、または追加の重複のみを指定したフォルダーに選択的に移動できます。この機能は、後で重複を確認したり、さまざまな目的のために別のリストを維持したいユーザーにとって特に便利です。
    • 🏷️ 後で簡単に識別できるように重複を分類する:ユーザーが重複を分類できるようにすることで、Kutoolsは連絡先の管理と組織化を促進します。この機能は、大規模な連絡先データベースを管理する場合に特に役立ちます。効率的な分類により時間を節約し、ワークフローを改善できます。
  • 🌐 クロスアカウントとフォルダーの重複管理:Kutoolsは、複数の電子メールアカウントと連絡先フォルダーの重複を同時に管理できる機能が優れています。この機能により、Outlook のネイティブ ツールを使用すると煩雑で時間のかかるプロセスが合理化され、Outlook 内の場所に関係なく、重複した連絡先に対処するための統一されたアプローチがユーザーに提供されます。
  • 🔍 カスタマイズ可能な重複検出:Outlookの基本的な重複検出とは異なり、Kutoolsでは、ユーザーが比較のために特定の連絡先フィールドを選択できるようにすることで、重複を特定する際の詳細なカスタマイズが可能です。これにより、ユーザーに最も関連する基準に基づいて重複をより正確に検出できるようになります。
  • 🧭 時間を節約する再フィルタリング:Kutoolsは、選択したフォルダーと連絡先フィールドの以前の設定を記憶しているため、ユーザーは設定を再構成せずに重複をすばやく再フィルタリングできます。この機能により、特にこのタスクを定期的に実行するユーザーにとって、重複の管理にかかる時間が大幅に短縮されます。
  • 👥 重複した連絡先グループの管理: このユーティリティは重複管理を連絡先グループに拡張し、グループ名、メンバー名、またはメンバーの電子メール アドレスに基づいて重複連絡先グループを管理するオプションを提供します。

Outlook で重複した連絡先をすばやく削除、結合、移動、または分類する

適用方法は次のとおりです。 重複した連絡先 Outlook で重複した連絡先を削除、結合、移動、または分類する機能。

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  1. ソフトウェア設定ページで、下図のように クツールズプラス タブ、クリック 削除重複した連絡先.

  2. 連絡先の重複-ステップ1(5つのうち):データファイルを指定します ウィザードで、重複する連絡先を削除、結合、移動、または分類するデータ ファイルを選択します。選択したら、 次のステップ:連絡先フォルダを指定します

    注: Outlook に複数の電子メール アカウントがあり、大きな連絡先フォルダーがある場合は、以下のスクリーンショットに示すように、連絡先フォルダーの読み込みウィンドウがポップアップ表示されます。をクリックすることを選択できます。 現在読み込んでいるメールアカウントをスキップする ボタンをクリックするか、すべての連絡先フォルダーの読み込みが完了するまで待ちます。

  3. 連絡先フォルダーの読み込みが完了すると、すべての連絡先フォルダーが画面の左側のボックスに表示されます。 連絡先の重複 – ステップ 2 (/5) 窓。対処したい重複した連絡先が含まれる連絡先フォルダーを選択し、 次へ:重複比較する連絡先フィールドを選択します

    ヒント:
    • などのより迅速なオプションについては、 すべてチェック フォルダーを選択するには、フォルダー リストを右クリックします。
    • 選択したすべてのフォルダーが右側のボックスに表示されます。必要に応じて削除または並べ替えることができます。重複を管理する場合、上部にリストされているフォルダーの連絡先が優先的に保持されます。
    • 以前にこのツールを利用し、フィルタ条件を確立したことがある場合は、単に フィルタリングを開始します ボタンをクリックしてこれらの既存の基準を適用し、重複する連絡先を除外します。
  4. 連絡先の重複 – ステップ 3 (/5) ウィザードで、重複を識別するための連絡先フィールドを選択してください (連絡先は、これらのフィールドの情報が正確に一致する場合に重複とみなされます)。 重複比較するには、連絡先フィールドを選択してください ボックスをクリックし、 次へ:結果にリストするフィールドを選択します

    ヒント:
    1. 上の画像に示されている選択されたフィールドは、Kutools によって提供されるデフォルト設定を表しています。これらのデフォルトは、 デフォルトのフィールド
    2. あなたがチェックした場合 選択した連絡先フォルダ内の重複をすべて検索します オプションを選択すると、ユーティリティは選択したすべてのフォルダーにわたって重複する連絡先を検索します。 このオプションを選択しない場合は、個々の連絡先フォルダー内で重複が個別に検索されます。
  5. 連絡先の重複 – ステップ 4 (/5) ウィザードで、結果ボックスに表示するフィールドを指定するオプションを選択し、 フィルタリングを開始します

    ヒント:
    • デフォルト: このオプションは、事前に設定されたフィールドを選択します。 連絡先グループ名 (連絡先グループ), メンバー名(連絡先グループ), 会員のメールアドレス(連絡先グループ), フルネーム.
    • カスタム: このオプションは、 自己定義コンテンツ ボタンをクリックすると、結果に表示するフィールドを選択できます。
    • 選択したフィールド: このオプションは、前の手順で選択したフィールドを選択します。
  6. 重複した連絡先はすべて 連絡先リスト/重複した連絡先リスト (左のボックス) 連絡先の重複 – ステップ 5 (/5) ウィザードに、表示することを選択したフィールドが表示されます。このウィザードでは、次のことができます。
    1. 重複を展開し、連絡先を選択または選択解除して、重複の処理プロセスにその連絡先を含めるか除外するかを決定します。 ヒント: グループをクリックすると、グループを展開できます。次に、重複する連絡先を選択して、その詳細を表示します。 連絡先情報のプレビュー ボックス。
    2. ノーザンダイバー社の 重複する連絡先を処理する方法は? ドロップダウン リストで、選択した重複に適用するアクションを選択します。
      • 削除(「削除済みアイテム」フォルダに移動): これにより、重複は完全に削除されずに、[削除済みアイテム] フォルダーに移動されます。
      • 完全削除: これにより、選択したすべての重複が完全に削除されます。
      • マージ: 選択した重複した連絡先をすべて結合し、その情報を統合します。
      • 重複するすべての連絡先を移動します(最初の連絡先を除く): これにより、最初のインスタンスを除く重複が指定されたフォルダーに転送されます。
      • 重複するすべての連絡先を移動します(最初の連絡先を含む): これにより、重複のすべてのインスタンスが指定されたフォルダーに移動されます。
      • カテゴリを追加: これにより、後で簡単に識別できるように、選択したすべての重複連絡先に指定されたカテゴリがタグ付けされます。
    3. クリック 今すぐ申込む 選択したアクションに従って重複を処理します。

プロセスが完了すると、アドレス指定されたすべての重複連絡先が取り消し線付きで表示されます。 連絡先リスト/重複した連絡先リスト。 閉じてください 重複した連絡先 ウィザードを使用してプロセスを完了します。


Kutools for Outlookの重複連絡先機能を使用するための追加のヒント

  1. 特定の重複した連絡先を処理する
    連絡先を右クリックし、コンテキスト メニューから必要なオプションを選択することで、単一の重複した連絡先を分類、移動、削除、または完全に削除できます。

  2. グループ内のチェックされたすべての重複を処理します
    グループを右クリックし、コンテキスト メニューから必要なオプションを選択することで、グループ内のすべてのチェックされた重複アイテムを分類、移動、マージ、削除、または完全に削除できます。

  3. 重複した連絡先を簡単に再フィルタリング
    このアプリケーションには、XNUMXµmおよびXNUMXµm波長で最大XNUMXWの平均出力を提供する 重複した連絡先 ユーティリティは、選択したフォルダーや連絡先フィールドなど、以前の設定を保持します。 次回この機能を使用するときは、 フィルタリングを開始します ボタンの 連絡先の重複 – ステップ 2 (/5) 魔法使い。 これにより、連絡先フィールドを再構成することなく、重複が直接フィルタリングされます。

  4. 重複する連絡先が見つからない場合はどうすればよいですか
    重複する連絡先が見つからない場合は、必要に応じて、重複を特定するフィールドを再選択するか、プロセスを終了するかを選択できます。
  5. 重複した連絡先グループを管理する
    選択したフォルダー内に重複する連絡先グループがある場合、それらに効率的に対処できます。 の中に 連絡先の重複 - ステップ 3 (/5) ウィザードでは、目的の基準を選択するだけです。 連絡先グループ名 (連絡先グループ), メンバー名(連絡先グループ) or 会員のメールアドレス(連絡先グループ)。 これらの重複グループを管理するためのニーズに応じて選択してください。


デモ:Outlookで重複する連絡先を削除または移動する

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