Outlookで連絡先グループを作成、編集、使用、共有する
このチュートリアルでは、Outlookで連絡先グループ（以前は「配布リスト」と呼ばれていました）を使用する際に遭遇する可能性のある問題に焦点を当てています。最も一般的で便利な解決策をまとめました。以下の解決策をクリックして、対応する手順に進んでください。
- Outlookの連絡先またはアドレス帳から連絡先グループを作成する
- Excel、Word、その他のアプリケーションのデータから連絡先グループを作成する
- メールボックス内の受信者や送信者のための連絡先グループを作成する
- 連絡先グループにメンバーを追加または削除する
- Outlookで連絡先グループを分割する
- 連絡先グループを分解し、そのメンバーをOutlookの連絡先として追加する
- Outlookで複数の連絡先グループを1つに統合する
Outlookで連絡先グループを作成する
ビジネス上の理由で会社や作業グループのメンバーに一斉メールを送る必要がある場合や、すべての家族や友人に休日のカードを送りたい場合などがあります。このようなケースでは、連絡先グループを作成することで、個別にメールを送る時間を大幅に節約できます。ここではExtendOfficeチームが、Outlookの連絡先、アドレス帳、ExcelやWord、テキスト形式のデータから連絡先グループを作成する方法、およびメールボックス内の送信者や受信者のためのグループを作成する方法を紹介します。
Outlookの連絡先またはアドレス帳から連絡先グループを作成する
1. Outlookのナビゲーションバーにある「連絡先」または「People」をクリックします。
2. 「ホーム」タブの下にある「新規」グループで、「新しい連絡先グループ」をクリックします。
3. 「連絡先グループ」ウィンドウで、「名前」フィールドに連絡先グループの名前を入力します。
4. 「メンバー」グループで「メンバーを追加」をクリックし、必要に応じてドロップダウンリストから「Outlookの連絡先から」または「アドレス帳から」を選択します。（現在1つの連絡先のみを追加したい場合、かつその連絡先がOutlookの連絡先やアドレス帳にない場合は、「新しいメール連絡先」を選択します。）
5. 「メンバーの選択」ダイアログボックスで、複数の非連続的な連絡先を選択するには、Ctrlキーを押しながら連絡先を1つずつクリックします。複数の連続的な連絡先を選択するには、最初の連絡先をクリックし、Shiftキーを押しながら最後の連絡先を選択します。
6. ダイアログボックスの左下にある「メンバー」ボタンをクリックして、選択したすべての連絡先を「メンバー」フィールドに追加し、次に「OK」をクリックします。
7. 「連絡先グループ」ウィンドウで、「保存して閉じる」をクリックします。
Excel、Word、その他のアプリケーションのデータから連絡先グループを作成する
上記のようにExcelスプレッドシート、Word文書、またはその他のアプリケーションでメールアドレスのリストを受け取ったとします。これらのアドレスをOutlookの連絡先グループに一括追加するには、次の手順に従ってください。
1. Outlookのナビゲーションバーにある「連絡先」または「People」をクリックします。
2. 「ホーム」タブの下にある「新規」グループで、「 新しい連絡先グループ」をクリックします。
3. 「連絡先グループ」ウィンドウで、「名前」フィールドに連絡先グループの名前を入力します。
4. 「メンバー」グループで「メンバーを追加」をクリックし、「Outlookの連絡先から」を選択します。
5. ExcelスプレッドシートまたはWord文書のデータをコピーします。
6. 「メンバーの選択」ダイアログボックスで、データを「メンバー」フィールドに貼り付け、次に「OK」をクリックします。
7. 「 連絡先グループ」ウィンドウで、「保存して閉じる」をクリックします。
√ 注意: 各メールアドレスはセミコロンまたは段落マークで区切る必要があります（1行につき1つの名前とアドレス）。名前がない場合、アドレスが連絡先グループでの表示名として使用されます。
メールボックス内の受信者や送信者のための連絡先グループを作成する
メールまたは複数のメールのすべての受信者や送信者を連絡先グループに追加したい場合、またはメールボックス内の一部の送信者や受信者をグループ化したい場合、当社チームが開発した便利なOutlookアドインであるKutools for Outlookの「グループに追加」機能 を使用できます。これにより、ニーズに応じた連絡先グループが迅速に作成されます。
1. 連絡先グループに追加したい受信者や送信者が含まれているメールを選択します。
2. 「Kutools Plus」タブに移動し、「連絡先」グループで「グループに追加」をクリックします。
3. 「連絡先グループに受信者を追加」ダイアログボックスで、「範囲」ドロップダウンリストから「すべて」「すべての送信者」、または「すべての受信者」を選択します。条件に一致するメールアドレスの横にあるチェックボックスがオンになります。
4. ダイアログボックスの右側で、アドレスを追加したい連絡先グループを選択するか、または新しい連絡先グループをクリックして新しいグループを作成し、その横にあるチェックボックスをオンにしてOKをクリックします。
当社のOutlookアドインがインストールされていない場合、こちらをクリックしてダウンロードしてください。または、より面倒な方法として、追加したい送信者や受信者のアドレスをコピーし、「メンバーの選択」ダイアログボックスの「メンバー」フィールドに貼り付けることもできます。詳細は、Outlookの連絡先やアドレス帳から連絡先グループを作成する際の4～7ステップを参照してください。
Outlookで連絡先グループを編集する
連絡先グループを編集する必要がある場面もあります。自社内で人事異動があり、同僚やプロジェクトが入れ替わることで、メンバーを追加したり削除したりする必要が生じたり、連絡先グループ内のメンバーが混在しているため、グループを2つ以上に分割したい場合や、2つの部門が統合されたため、2つの連絡先グループをマージする必要がある場合などです。
まず、グループがどこにあるかを見つける必要があります。
「メール」ビューの場合、「ホーム」タブの「検索」グループにある「アドレス帳」をクリックし、ポップアップダイアログボックスでグループを検索してください。Outlookのナビゲーションバーで「連絡先」または「People」ビューに切り替えた場合は、リストの上にある検索ボックスにグループ名を入力して、連絡先リスト内で見つけられます。
連絡先グループを見つけたら、その名前をダブルクリックして「連絡先グループ」ウィンドウを開きます。ここで、次の操作に必要な方法を探してください。
連絡先グループにメンバーを追加または削除する
• 連絡先グループにメンバーを追加するには、Outlookの連絡先やアドレス帳から連絡先グループを作成する際の4～7ステップを参照してください。
• 連絡先グループからメンバーを削除するには、まず「連絡先グループ」ウィンドウでメンバーを選択し、「メンバー」グループにある「メンバーを削除」機能をクリックします。「アクション」グループで「保存して閉じる」をクリックします。
Outlookで連絡先グループを分割する
ここでは、Outlookで連絡先グループを分割する2つの方法を紹介します。1つはOutlook独自の機能を使用する方法、もう1つはKutools for Outlookの「連絡先グループに分割」機能を使用する方法です。
• コピーと削除によってOutlookで連絡先グループを分割する
例えば、連絡先グループを2つに分離する必要があるとします。次の手順に従ってください。
1. 「連絡先」または「People」ページで、編集したい連絡先グループを検索します。
2. グループを右クリック（離さずに）して少し上下にドラッグし、マウスボタンを離すと、下のスクリーンショットのような短いポップアップメニューが表示されるので、「コピー」をクリックします。リストに同じ連絡先グループが2つ表示されます。
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3. 両方のグループをダブルクリックして開き、必要に応じてグループ名を変更します。例えば、ExtendOffice1とExtendOffice2にします。そして、ExtendOffice1から名前8-15を削除し、ExtendOffice2から名前1-7を削除します。
4. これで、2つの新しい小さな連絡先グループができました。「保存して閉じる」をクリックします。
• 素晴らしいツールを使って簡単にOutlookで連絡先グループを分割する
または、コンピュータにKutools for Outlookがインストールされている場合、連絡先グループを分割するには、次の手順に従ってください。
1. 分割したい連絡先グループを選択します。（ここでは例として「ExtendOffice test 1」というグループを選択しました。）
2. 「Kutools Plus」タブに移動し、「連絡先」リボンの「連絡先グループ」で、ドロップダウンリストから「連絡先グループに分割」を選択します。
3. 「連絡先グループに分割」ウィンドウで、新しい連絡先グループに移動したいグループメンバーの横にあるチェックボックスをオンにし、「OK」をクリックします。
4. ポップアップダイアログボックスで新しいグループの名前を入力し、「OK」をクリックします。
5. 分割された2つの連絡先グループが「連絡先」リストに表示されます。グループを開いてメンバーを確認してください。
連絡先グループを分解し、そのメンバーをOutlookの連絡先として追加する
分解または削除する連絡先グループをOutlookで削除するには、「連絡先」または「People」ページに移動し、削除したいグループを右クリックして、ポップアップメニューで「削除」をクリックします。ただし、同時にすべてのメンバーを個別のOutlook連絡先として追加したい場合は、以下に示す2つの方法をご覧ください。
• Outlookの組み込み機能を使用して連絡先グループを分解する
1. 「連絡先」リストで連絡先グループをダブルクリックして開きます。
2. 「連絡先」リストに追加したいメンバーをダブルクリックします。
3. 三本線のボタンをクリックしてオプションを表示し、「Outlook連絡先に追加」をクリックします。
4. ポップアップする「連絡先」ウィンドウで、必要に応じて追加情報を入力し、「保存して閉じる」をクリックします。
5. ステップ2～4を繰り返してすべてのメンバーを追加します。
6. これで「連絡先」または「People」ビューに戻り、連絡先グループを削除します。
この方法は少数のメンバーが含まれるグループに適しています。グループに多数のメンバーが含まれる場合、この方法は時間がかかりすぎます。その場合、以下に示すKutools for Outlookの「Break」機能をご覧ください。
• Kutools for Outlookを使って簡単に連絡先グループを分解する
1. 分解したい連絡先グループを選択します。
2. 「Kutools Plus」タブに移動し、「連絡先グループ」＞「Break」をクリックします。
3. 「Break」ウィンドウで「すべて」をクリックしてすべてのチェックボックスをオンにし、「OK」をクリックします。
4. 「この連絡先グループを個別の連絡先に分解しますか？」というダイアログボックスが表示されるので、「はい」をクリックします。
5. これで、すべてのメンバーが「連絡先」リストに追加され、同時に連絡先グループが削除されます。
√ 注意: 特定のメンバーのみを「連絡先」リストに追加したい場合は、該当するメンバーの横にあるチェックボックスをオンにし、「OK」をクリックしてリストに追加すると同時にグループから削除されます。チェックしなかったメンバーを含むグループはそのまま残ります。
Outlookで複数の連絡先グループを1つに統合する
2つ以上の連絡先グループを1つの新しいグループに統合するには、次の手順に従ってください。
1. 新しい連絡先グループを作成します。（Outlookの連絡先やアドレス帳から連絡先グループを作成する際の1～3ステップを参照してください。）
2. 「メンバー」グループで「メンバーを追加」をクリックし、「Outlookの連絡先から」を選択します。
3. 「メンバーの選択」ダイアログボックスで、結合したい連絡先グループを選択します。
4. ダイアログボックスの左下にある「メンバー」をクリックし、「OK」をクリックします。
5. 「連絡先グループ」ウィンドウで、「保存して閉じる」をクリックします。
√ 注意: 上記の方法は非常に簡単で速いですが、この方法で作成したグループはいくつかの小さなグループを含む大きなグループのようなものです。グループメンバーを編集する際には不便です。各小さなグループを開いて編集する必要があります。複数の連絡先グループを統合し、グループメンバーのみを1つのグループに追加するには、「Outlookで配布リストをマージまたは結合するには？」をご覧ください。
Outlookで連絡先グループにメールを送信する
Outlookで1つまたは複数の連絡先グループにメールを送信するには、次の手順に従ってください。
1. 「メール」ビューで、「新しいメール」をクリックして新しいメッセージを作成します。
2. 「宛先...」フィールドに連絡先グループの名前を入力します。Outlookは「連絡先」リストからの候補を表示します。受信者に互いの情報を知らせたくない場合は、「Bcc...」フィールドにグループ名を入力します。（「Bcc...」フィールドがメッセージウィンドウに表示されていない場合、「オプション」タブに移動し、「表示フィールド」グループで「Bcc」をクリックします。）
グループ名を覚えていない場合、「宛先...」をクリックして「名前の選択」ウィンドウを開き、「連絡先」リスト内のすべての連絡先を表示できます。メッセージを送信したいグループを選択し、「宛先」、「Cc」、「Bcc」を必要に応じてクリックします。グループ名は対応するフィールドに表示されます。（ここでは「宛先」をクリックしました。）次に「OK」をクリックします。
3. メールの件名と本文を入力します。入力が終わったら「送信」をクリックします。
Outlookで連絡先グループを共有および保存する
仕事関連の連絡先グループを新しい従業員に送信したり、趣味関連のグループを友人と共有したりする必要があるかもしれません。また、他人から共有された連絡先グループを受信することもあります。このパートでは、Outlookで連絡先グループを共有する方法と、他人から送られてきた連絡先グループを保存する方法について説明します。
Outlookで連絡先グループを共有する
• グループをメールメッセージに含めて他人に送信することができます。
1. 「メール」ビューで、「新しいメール」をクリックして新しいメッセージを作成します。「メッセージ」ウィンドウがポップアップします。ウィンドウのサイズを調整し、Outlookウィンドウの隣に配置して、両方のウィンドウが同時に見えるようにします。
2. Outlookウィンドウのナビゲーションバーから「連絡先」または「People」をクリックします。
3. 共有したい連絡先グループを見つけ、「メッセージ」ウィンドウの本文に添付ファイルとしてドラッグします。
4. 必要に応じて「メッセージ」ウィンドウの情報を入力し、「送信」をクリックして連絡先グループを共有します。
• 連絡先グループを本文にドラッグする代わりに、添付ファイルとして挿入することもできます。
1. 「メール」ビューで、「新しいメール」をクリックして新しいメッセージを作成します。
2. ポップアップする「メッセージ」ウィンドウの「挿入」タブに移動し、「含める」グループで「Outlookアイテム」をクリックします。
3. 「アイテムの挿入」ダイアログボックスで、特定のメールボックスの「連絡先」フォルダーを選択して、「アイテム」ボックスにすべての連絡先と連絡先グループをリストします。目的の連絡先グループを見つけ、選択して「OK」をクリックして添付ファイルとして挿入します。
4. 必要に応じて「メッセージ」ウィンドウの情報を入力し、「送信」をクリックして連絡先グループを共有します。
Outlookで連絡先グループを保存する
メールメッセージに含まれている共有された連絡先グループをOutlookに保存するには：
1. 連絡先グループの添付ファイルが含まれているメッセージを開きます。
2. 添付ファイルをナビゲーションバーにドラッグし、「連絡先」または「People」にドロップします。
これが最も簡単な方法です。「連絡先」または「People」をクリックして、新たに保存されたグループを確認できます。
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