Outlook で連絡先グループを作成・編集・使用・共有する

このチュートリアルでは、かつて「配布リスト」と呼ばれていた連絡先グループをOutlook で使用する際に発生しがちな問題に焦点を当てています。最も一般的で実用的な解決策を厳選してご紹介します。以下の解決策をクリックして、対応する手順へお進みください。

Outlook で連絡先グループを作成する

• Outlook の連絡先またはアドレス帳から連絡先グループを作成する
• Excel、Word、その他のアプリケーションのデータから連絡先グループを作成する
• メールボックス内の受信者または送信者のために連絡先グループを作成する

Outlook で連絡先グループを編集する

• 連絡先グループにメンバーを追加または削除する
• Outlook で連絡先グループを分割する
  • Outlook で連絡先グループをコピーして削除し、分割する
  • 便利なツールを使ってOutlook で連絡先グループを簡単に分割する
• 連絡先グループを分割し、そのメンバーをOutlook の連絡先として追加する
  • Outlook の標準機能で連絡先グループを分割する
  • Kutools for Outlook を使って連絡先グループを簡単に分割する
• Outlook で連絡先グループを1 つに統合する

Outlook で連絡先グループにメールを送信する

Outlook で連絡先グループを共有および保存する

• Outlook で連絡先グループを共有する
• Outlook で連絡先グループを保存する

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Outlook で連絡先グループを作成する

ビジネス上の理由で会社やワークグループのメンバー全員に一斉メールを送信したい場合や、家族や友人にホリデーカードをまとめて送りたい場面があるでしょう。そんなときは、連絡先グループを作成すれば、個別にメールを送る手間を大幅に省けます。ここでは、当社 ExtendOffice チームが、Outlook の連絡先やアドレス帳、Excel やWord などのアプリケーション内のデータ、さらにはメールボックス内の送信者・受信者リストから連絡先グループを作成する方法をご紹介します。

Outlook の連絡先またはアドレス帳から連絡先グループを作成する

1。Outlook のナビゲーションバーでPeopleまたは連絡先をクリックして、連絡先

2。ホームタブで、新規作成をクリックして新しい連絡先グループを作成します。新規作成グループの

3。「連絡先グループ」ウィンドウで、「名前」フィールドに連絡先グループの名前を入力します。

4。メンバーの追加メンバーをグループで追加するには、「メンバーの追加」をクリックし、必要に応じてドロップダウンリストからOutlook の連絡先からまたはアドレス帳から追加を選択します。（現時点で1 人の連絡先のみ追加したい場合で、その連絡先がOutlook の連絡先またはアドレス帳に含まれていない場合は、)メール連絡先を選択してください。）

5。「メンバーの選択」ダイアログボックスで、複数の非連続的な連絡先を選択するには、Ctrlキーを押しながら連絡先を1 つずつクリックします。連続した複数の連絡先を選択するには、最初の連絡先をクリックしてから、Shiftキーを押しながら最後の連絡先をクリックします。

6。ダイアログボックスの左下にあるメンバーボタンをクリックすると、選択したすべての連絡先がメンバーフィールドに追加されます。OKをクリックして確定してください。

7。「連絡先グループ」ウィンドウで、「保存して閉じる」をクリックします。

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Excel、Word、その他のアプリケーションのデータから連絡先グループを作成する

上記のように、Excel スプレッドシートやWord 文書、その他のアプリケーションでメールアドレスのリストを受け取った場合、これらのアドレスを一括でOutlook の連絡先グループに追加するには、以下の手順に従ってください。

1。Outlook のナビゲーションバーでPeopleまたはContactsをクリックしてください。

2。ホームタブの新規作成グループ内にある新しい連絡先グループをクリックします。

3。連絡先グループウィンドウで、名前フィールドにグループ名を入力します。

4。メンバーの追加メンバーグループ内で、Outlook の連絡先からを選択します。

5。Excel スプレッドシートまたはWord 文書内のデータをコピーします。

6。メンバーの選択メンバーダイアログボックスで、データをメンバーフィールドに貼り付け、OKをクリックします。

7。連絡先グループウィンドウで、保存して閉じるをクリックします。

※注意：各メールアドレスはセミコロンまたは段落記号（1 行につき1 つの名前とアドレス）で区切ってください。名前が指定されていない場合は、そのアドレスが連絡先グループの表示名として使用されます。

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受信トレイ内の受信者または送信者のための連絡先グループを作成する

メール1 通または複数のメールに含まれるすべての送信者・受信者を連絡先グループに追加したい場合や、受信トレイ内の特定の送信者や受信者をまとめてグループ化したい場合は、当社チームが開発した便利なOutlook アドイン「グループに追加」機能をKutools for Outlookでお使いいただけます。これにより、ご要望に応じて素早く連絡先グループを作成できます。

1。連絡先グループに追加したい受信者または送信者が含まれるメールを1 通以上選択してください。

2。KUTOOLS PLUSタブの連絡先グループで、グループに追加をクリックします。

3。連絡先グループに受信者を追加ダイアログボックスで、すべて、すべての送信者、またはすべての受信者をスコープドロップダウンリストから選択します。条件に該当するメールアドレスの横にあるチェックボックスが自動的にオンになります。

4。ダイアログボックスの右側で、アドレスを追加したい連絡先グループ（複数可）を選択します。または、新しい連絡先グループをクリックして新しい連絡先グループを作成し、その横のチェックボックスをオンにしてください。その後、OKをクリックします。

当社のOutlook アドインがまだインストールされていない場合は、こちらをクリックしてダウンロードしてください。あるいは、やや手間はかかりますが、連絡先グループに追加したい送信者または受信者のメールアドレスをコピーし、メンバーフィールドに貼り付けてください。このフィールドは、メンバーの選択ダイアログボックス内にあります。Outlook の連絡先またはアドレス帳から連絡先グループを作成する方法の手順4～7 で、詳しくご確認いただけます。

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Outlook で連絡先グループを編集する

連絡先グループを編集する必要が生じる場面はさまざまです。たとえば、会社で人事異動が発生し、同僚やプロジェクトメンバーが入れ替わるため、グループにメンバーを追加・削除しなければならない場合。あるいは、グループ内に異なる属性のメンバーが混在しているため、それを2 つ以上のグループに分割したい場合。さらには、2 つの部署が統合され、それに伴って2 つの連絡先グループを1 つにまとめる必要がある場合なども考えられます。

その前に、まずグループの場所を確認する必要があります。

現在メールビューにいる場合は、ホームタブのアドレス帳検索グループをクリックし、表示されるダイアログボックスでグループを検索してください。すでにOutlook のナビゲーションバーでPeopleまたはContactsビューに切り替えている場合は、リスト上部の検索ボックスにグループ名を入力するだけで、連絡先リストから該当グループをすぐに見つけられます。

連絡先グループを見つけたら、その名前をダブルクリックして連絡先グループウィンドウを開いてください。その後、以下に示す目的に合った方法を選び、次の操作を行ってください。

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連絡先グループからメンバーを追加または削除する

• 連絡先グループにメンバーを追加するには、Outlook の連絡先またはアドレス帳から連絡先グループを作成するの手順4～7 をご参照ください。

• 連絡先グループからメンバーを削除するには、まず開いている連絡先グループウィンドウで該当メンバーを選択し、次にメンバーグループ内のメンバーの削除機能をクリックします。その後、アクショングループ内の保存して閉じるをクリックします。

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Outlook で連絡先グループを分割する

ここでは、Outlook で連絡先グループを分割する2 つの方法をご紹介します。1 つはOutlook の標準機能を使う方法、もう1 つは連絡先グループに分割機能をKutools for Outlookでお使いいただく方法です。

• Outlook で連絡先グループをコピーおよび削除によって分割する

たとえば、連絡先グループを2 つに分割する必要があるとします。以下の手順に従ってください。

1。PeopleまたはContactsページで、編集したい連絡先グループを検索してください。

2。グループを右クリックしたままマウスを少し上下にドラッグし、マウスボタンを離すと、下図のようなショートカットメニューが表示されます。ここでコピーをクリックすると、リスト内に同じ連絡先グループが2 つ表示されます。

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3。両方のグループをダブルクリックして開き、必要に応じてグループ名を変更します（例：ExtendOffice1 および ExtendOffice2）。その後、たとえば ExtendOffice1 から名前8-15 を削除し、ExtendOffice2 から名前1-7 を削除します。

4。これで2 つの新しい小規模な連絡先グループが完成します。保存して閉じるをクリックしてください。

• 便利なツールを使ってOutlook で連絡先グループを簡単に分割する

または、お使いのコンピューターに当社のKutools for Outlookがすでにインストールされている場合は、以下の手順に従って連絡先グループを分割してください。

1。分割したい連絡先グループを選択します（ここでは例として ExtendOffice test 1 という名前のグループを選択しました）。

2。KUTOOLS PLUSタブに移動し、リボン内の連絡先グループで連絡先をクリックし、ドロップダウンリストから連絡先グループに分割を選択します。

3。連絡先グループに分割ウィンドウで、新しい連絡先グループに移動させたいメンバー横のチェックボックスをオンにしてから、OKをクリックします。

4。ポップアップダイアログボックスで新しいグループに名前を付けて、OKをクリックします。

5。分割された2 つの連絡先グループが連絡先リストに表示されますので、グループを開いてメンバーをご確認ください。

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Outlook で連絡先グループを解散し、そのメンバーを個別の連絡先として追加する

Outlook で連絡先グループを解散（削除）するには、PeopleまたはContactsページに移動し、削除したいグループを右クリックして、表示されるメニューから削除を選択してください。ただし、グループのメンバー全員を個別のOutlook 連絡先として同時に保存したい場合は、以下にご紹介する2 つの方法をご確認ください。

• Outlook の標準機能で連絡先グループを解散する

1。連絡先リスト内の連絡先グループをダブルクリックして開きます。

2。連絡先リストに追加したいメンバーをダブルクリックします。

3。詳細オプションを表示するには、三点リーダーボタンをクリックし、次にOutlook の連絡先に追加をクリックします。

4。ポップアップの連絡先ウィンドウで、必要に応じて追加情報を入力し、保存して閉じるをクリックしてください。

5。すべてのメンバーを追加するには、2-4 の手順を繰り返します。

次に、PeopleまたはContactsビューに戻って、連絡先グループを削除します。

この方法はメンバー数が少ないグループに最適です。メンバーが多い場合は、この方法では多くの時間を要してしまうため、以下にご紹介するKutools for Outlook のBreak 機能をご利用ください。

• Kutools for Outlook で連絡先グループを簡単に解散する

1。解散したい連絡先グループを選択します。

2。KUTOOLS PLUSタブに移動し、連絡先グループ＞Breakをクリックします。

3。Breakウィンドウで、すべてをクリックしてすべてのチェックボックスをオンにし、その後 OKをクリックします。

4。ダイアログボックスが表示され、「現在の連絡先グループを個別の連絡先に分割しますか？」と尋ねられます。はいをクリックしてください。

5。これですべてのメンバーが連絡先リストに追加されると同時に、連絡先グループが削除されます。

√ 注：メンバーの一部だけを連絡先リストに追加したい場合は、該当メンバー横のチェックボックスをオンにしてOKをクリックしてください。すると、そのメンバーがリストに追加されると同時にグループから削除されます。チェックしなかったメンバーを含むグループは、引き続き残ります。

Kutools for Outlook の無償版をダウンロードするには、こちらをクリックしてください。

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Outlook で複数の連絡先グループを1 つに統合する

2 つ以上の連絡先グループを1 つの新しいグループに統合するには、以下の手順に従ってください。

1。新しい連絡先グループを作成します。（Outlook の連絡先またはアドレス帳から連絡先グループを作成する1-3 の手順に従ってください。）

2。グループのメンバーの追加をクリックし、メンバーセクションでOutlook の連絡先からを選択してください。

3。メンバーの選択ダイアログボックスで、統合したい連絡先グループを選択してください。

4。ダイアログボックスの左下にあるメンバーをクリックし、続いてOKをクリックします。

5。連絡先グループウィンドウで、保存して閉じるをクリックします。

√ 注：上記の方法は非常にシンプルで素早く実行できますが、この方法で作成されるグループは、複数の小グループを含む大きなグループのようなものであり、グループメンバーの編集には不便が伴います。各小グループを個別に開いて編集する必要があるためです。複数の連絡先グループを完全に統合し、メンバーのみを1 つのグループにまとめるには、Outlook で配布リストを統合または結合する方法は？

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Outlook で連絡先グループにメールを送信する

Outlook で1 つまたは複数の連絡先グループにメールを送信するには、以下の手順に従ってください。

1。メールビューで、新規メールをクリックして、新しいメッセージを作成します。

2。To...フィールドに連絡先グループの名前を入力してください。Outlook は下図のように連絡先リストから候補を表示します。受信者同士に互いのメールアドレスを見せたくない場合は、連絡先グループの名前をBcc...フィールドに入力します。（メッセージウィンドウにこのフィールドが表示されていない場合は、)オプションタブに移動し、Bccをフィールドの表示グループ内でクリックしてください。）

グループ名が思い出せない場合は、To...をクリックして名前の選択ウィンドウを開き、連絡先リストに登録されているすべての連絡先を表示します。メッセージを送信したいグループを選択し、必要に応じてTo、Cc、またはBccをクリックしてください。すると、グループ名が対応するフィールドに自動的に入力されます。（ここでは例として)Toをクリックしました。）その後、OKをクリックして完了です。

3。件名と本文を入力し、完了したら送信をクリックします。

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Outlook で連絡先グループを共有および保存する

業務関連の連絡先グループを新入社員に送信したり、趣味関連のグループを友人に共有したりする必要があるかもしれません。また、他者から共有された連絡先グループを受け取ることもあるでしょう。ここでは、Outlook で連絡先グループを共有する方法と、他者から送信された連絡先グループを保存する方法について説明します。

Outlook で連絡先グループを共有する

• メッセージ本文にグループを添付して他者に送信できます。

1。メールビューで新規メールをクリックして新しいメッセージを作成します。メッセージウィンドウが表示されたら、ウィンドウのサイズを調整し、Outlook ウィンドウの隣に並べて、両方のウィンドウを同時に見られるようにしましょう。

2。Outlook ウィンドウのナビゲーションバーからPeopleまたはContactsをクリックしてください。

3。共有したい連絡先グループを見つけ、メッセージウィンドウの本文にドラッグして添付してください。

4。メッセージウィンドウに必要な情報を入力し、送信をクリックして連絡先グループを共有しましょう。

• メッセージ本文にドラッグする代わりに、連絡先グループを添付ファイルとして挿入することもできます。

1。メールビューで、新規メールをクリックして、新しいメッセージを作成します。

2。ポップアップのメッセージウィンドウで、挿入タブに切り替えて、含めるグループからOutlook アイテムをクリックします。

3。「アイテムの挿入」ダイアログボックスで、特定のメールボックスの連絡先フォルダーを選択すると、すべての連絡先と連絡先グループが「アイテム」ボックスに表示されます。これで連絡先グループを簡単に見つけて選択し、「OK」をクリックして添付ファイルとして挿入できます。

4。「メッセージ」ウィンドウに必要に応じて情報を入力し、「送信」をクリックして連絡先グループを共有します。

Outlook で連絡先グループを保存する

メールメッセージで他のユーザーから共有された連絡先グループを保存するには：

1。連絡先グループ添付ファイルを含むメッセージを開きます。

2。添付ファイルをナビゲーションバーにドラッグし、Peopleまたは連絡先へドロップします。

これが最も簡単な方法です。Peopleまたは連絡先をクリックして、新しく保存されたグループをすぐに確認できます。