メールテンプレートにドロップダウンリストを追加してOutlook で使用する方法

メールテンプレートを使って新規メッセージを作成したり返信したりする際、毎回いくつかの変数を手動で変更しなければならないことがあります。そんなときは、メールテンプレート内にドロップダウンリストを挿入して、複数の変数を簡単に選べるようにすると、非常に便利で大幅な時間節約につながります。このチュートリアルでは、メールテンプレートにドロップダウンリストを簡単に追加し、すぐに使えるようにする方法をご紹介します。

• Word でドロップダウンリストを含むテキストを作成する
• Outlook でドロップダウンリストを含むテキストをメールテンプレートとして保存し、従来の方法で使用する

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メールテンプレートにドロップダウンリストを追加して従来の方法で使用する

Word でドロップダウンリストを含むテキストを作成する

1。「開発」タブをWord に表示するには、「ファイル」＞「オプション」＞「リボンのユーザー設定」へ進み、「リボンのユーザー設定」内の「メインタブ」一覧で「開発」のチェックボックスをオンにしてください。スクリーンショットをご参照ください。

2。新しい空白の文書を開き、メールテンプレートとして使うテキストを入力してください。

3。ドロップダウンメニューを挿入したいコンテンツを選択し、「開発」タブの「コントロール」グループにある「ドロップダウンリスト コンテンツ コントロール」をクリックします。

4。これでコントロールが追加されました。「コントロール」グループの「プロパティ」をクリックしてください。

5。「コンテンツコントロールのプロパティ」ウィンドウで、「ドロップダウンリストのプロパティ」セクションにある「項目を選択」をクリックし、「削除」ボタンを押して不要な項目を削除します。

6。「追加」ボタンをクリックすると、「選択肢の追加」ダイアログボックスが表示されます。ドロップダウンリストに表示する事前定義された値を入力してください。

7。すべての値を追加し終えるまで、手順6 を繰り返してください。その後、「OK」ボタンをクリックして変更を保存します。これで、ドロップダウンリストを含むテキストがWord に正常に作成されました。

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ドロップダウンリストを含むテキストをOutlook でメールテンプレートとして保存し、従来の方法で使用する

1。Outlook で［新規］タブに移動し、［新規］グループの［新規メール］をクリックします。Word のテキストをコピーしてメール本文に貼り付け、リストがOutlook で正しく機能することを確認しましょう。

2。次に、このメッセージをメールテンプレートとして保存してください。「ファイル」タブに移動し、「名前を付けて保存」ボタンをクリックします。

3。「保存形式を指定」ボックスで「Outlook テンプレート」が選択されていることを確認し、「ファイル名」ボックスにテンプレート名を入力してください。

√ 注意：メールテンプレートを保存する際は、必ず既定の保存先フォルダーを変更しないでください。既定の保存先パスを変更すると、Outlook がテンプレートを見つけられなくなります。メールテンプレートの既定の保存先フォルダーは次のとおりです。
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

4。「保存」ボタンをクリックして、ドロップダウンリスト付きのテキストをメールテンプレートとして保存しましょう。

5。保存したメールテンプレートを新しいメッセージで使うには、「ホーム」タブに移動し、「新しいアイテム」＞「その他のアイテム」＞「フォームの選択」をクリックしてください。

6。「フォームの選択」ウィンドウで、「参照」ボックスのドロップダウンメニューから「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択すると、保存済みのすべてのメールテンプレートが表示されます。目的のテンプレートを選んで、「開く」ボタンをクリックしてください。

7。選択したメッセージテンプレートに基づいて新しいメッセージが作成されます。メッセージ本文内のドロップダウンリストをクリックすれば、必要な項目を簡単に選択できます。

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画期的なツールでドロップダウンリスト付きのメールテンプレートを作成・使用する

ここでは、「Kutools for Outlook」の便利な機能「オートテキスト」をおすすめします！この機能を使えば、テンプレートの本文（ドロップダウンリストを含む）をオートテキストエントリとして簡単に保存でき、今後はわずか数回のクリックでそのエントリをすぐに使えます！

1。Outlook で「新規」タブに移動し、「新規」グループにある「新規メール」をクリックします。その後、Word でドロップダウンリストを含むテキストをコピーしてOutlook に貼り付け、リストが正しく機能することを確認してください。同時に、ページ右側に「Kutools ペイン」が表示されます。

√ ヒント：Kutools ペインが表示されない場合は、「Kutools」＞「ペイン」をクリックして表示してください。

2。テキストを選択して、「オートテキスト」セクションの➕ボタンをクリックしてください。

3。表示された「新しいオートテキスト」ダイアログボックスで、「名前」ボックスにこのメールテンプレートの名前を入力し、「カテゴリ」ドロップダウンリストからカテゴリを選択してください。デフォルトのカテゴリは「一般」です。「新しいカテゴリ」ボタンをクリックすれば、さらにカテゴリを追加できます。「追加」ボタンをクリックして完了します。

4。メールテンプレートはオートテキストエントリとして正常に保存され、「Kutools ペイン」の「オートテキスト」タブに表示されます。

5。「Kutools ペイン」で保存済みのテンプレートをワンクリックするだけで、ドロップダウンリスト付きのテキストがメール本文に挿入されます。まさに「ワンクリック」で完了！これ以上ないほど簡単です。

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