メールテンプレートにドロップダウンリストを追加してOutlookで使用するにはどうすればよいですか？
メールテンプレートを使用して新しいメッセージを作成したり、メッセージに返信したりする際、各メールでいくつかの変数を変更する必要がある場合があります。このような場合、複数の変数の中から選択できるようにメールテンプレートにドロップダウンリストを挿入すると便利で、多くの時間を節約できます。このチュートリアルでは、メールテンプレートにドロップダウンリストを簡単に追加し、それを使用する方法を紹介します。
従来の方法でメールテンプレートにドロップダウンリストを追加して使用する
Wordでドロップダウンリスト付きのテキストを作成する
1. Wordで「開発」タブを表示するには、「ファイル」＞「オプション」＞「リボンのユーザー設定」に移動します。「リボンのユーザー設定」の下にある「メイン タブ」で、「開発」チェックボックスを選択します。スクリーンショットをご覧ください：
2. 新しい空白の文書を開き、メールテンプレート用のテキストを入力します。
3. ドロップダウンメニューを挿入したいコンテンツを選択します。「開発」タブの「コントロール」グループで、「ドロップダウン リスト コンテンツ コントロール」をクリックします。
4. これでコントロールが追加されました。「コントロール」グループで「プロパティ」をクリックします。
5. 「コンテンツ コントロール プロパティ」ウィンドウで、「ドロップダウン リスト プロパティ」セクションの「アイテムを選択」をクリックし、次に「削除」ボタンをクリックして削除します。
6. 「追加」ボタンをクリックすると、「選択肢の追加」ダイアログボックスが表示されます。ドロップダウンリストに表示される事前定義された値を入力します。
7. すべての値が追加されるまでステップ6を繰り返します。その後、「OK」ボタンをクリックして変更を保存します。これで、Wordでドロップダウンリスト付きのテキストが正常に作成されました。
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Outlookでドロップダウンリスト付きのテキストをメールテンプレートとして保存し、従来の方法で使用する
1. Outlookで、「新規」タブに移動し、「新規」グループの「新規メール」をクリックします。Wordのテキストをコピーしてメール本文に貼り付けます。Outlookでのリストが正常に機能することを確認してください。
2. 次に、そのメッセージをメールテンプレートとして保存する必要があります。「ファイル」タブに移動し、「名前を付けて保存」ボタンをクリックします。
3. 「保存形式」ボックスで「Outlook テンプレート」オプションが選択されていることを確認します。「ファイル名」ボックスにテンプレート名を入力します。
√ 注意: メールテンプレートを保存するデフォルトの保存先フォルダは変更しないでください。一度パスを変更すると、Outlookがそれらを見つけることができなくなります。メールテンプレートが保存されるデフォルトの保存先フォルダは次のとおりです：
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
4. 「保存」ボタンをクリックして、ドロップダウンリスト付きのテキストをメールテンプレートとして保存します。
5. 新しいメッセージで保存したメールテンプレートを使用するには、「ホーム」タブに移動し、「新規作成」＞「その他の項目」＞「フォームの選択」をクリックします。
6. 「フォームの選択」ウィンドウで、「場所」ボックスのドロップダウンメニューから「ファイル システム内のユーザー テンプレート」を選択します。保存されたすべてのメールテンプレートが表示されます。使用したいものを選択し、「開く」ボタンをクリックします。
7. 選択したメッセージテンプレートを使用して新しいメッセージが作成されます。メッセージ本文で、ドロップダウンリストをクリックして必要な項目を選択できます。
素晴らしいツールを使ってドロップダウンリスト付きのメールテンプレートを作成・使用する
ここで、「Kutools for Outlook」の便利な機能である「オートテキスト」をお勧めします。この機能を使用すると、（ドロップダウンリストを含む）テンプレートの本文コンテンツを簡単にオートテキストエントリとして保存でき、将来は数回のクリックでこのエントリを使用できます！
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1. Outlookで、「新規」タブに移動し、「新規」グループの「新規メール」をクリックします。Wordのドロップダウンリスト付きのテキストをコピーしてOutlookに貼り付けます。Outlookでのリストが正常に機能することを確認してください。同時に、「Kutools ペイン」がページの右側に表示されます。
√ ヒント: Kutools ペインが表示されない場合は、「Kutools > "ペイン 」をクリックして開く必要があります。
2. テキストを選択し、「オートテキスト」セクションの➕ボタンをクリックします。
3. 表示された「新しいオートテキスト」ダイアログボックスで、このメールテンプレートの名前を「名前」ボックスに入力します。「カテゴリー」ドロップダウンリストからカテゴリを選択します。デフォルトのカテゴリは「一般」です。「新しいカテゴリー」ボタンをクリックしてさらに多くのカテゴリを作成できます。「追加」ボタンをクリックします。
4. メールテンプレートは正常にオートテキストエントリとして保存され、「Kutools ペイン」の「オートテキスト」タブの下にリストされます。
5. 「Kutools ペイン」に保存されたテンプレートをクリックするだけで、ドロップダウンリスト付きのテキストがメール本文に挿入されます。たった「1回のクリック」で完了です。これほど簡単なことはありません！
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