Outlookで複数のクイックパーツとオートテキストを修正または削除する方法は？
多くのクイックパーツエントリーやオートテキストエントリーがある場合、複数のエントリーを修正するには、クイックパーツボタンをクリックして1つずつエントリーを探し、それを修正し、そのサイクルを繰り返す必要があります。このプロセスは非常に時間がかかります。さらに、古いクイックパーツやオートテキストエントリーを削除する必要がある状況に直面することもあります。では、どのようにすればそれらを迅速に修正または削除できるのでしょうか？このチュートリアルでは、その方法をご紹介します。
注意: ここでは「Microsoft Outlook 365」を例として取り上げていますが、他のOutlookバージョンでは手順や説明が若干異なる場合があります。
複数のクイックパーツエントリーおよびオートテキストエントリーの修正/削除
複数のクイックパーツエントリーとオートテキストエントリーをまとめて管理するには、Outlookのビルディングブロックオーガナイザー機能が役立ちます。ここでは、いくつかのクイックパーツエントリーとオートテキストエントリーを修正および削除する必要があります。以下の手順に従ってください。
1. Outlookで、「ホーム」タブに移動し、「新規メール」をクリックして新しいメッセージを作成するページを開きます。
2. メール本文にカーソルを置き、「挿入」＞「クイックパーツ」をクリックします。これでクイックパーツエントリーの一覧が表示されます。
3. 「オートテキスト」オプションにカーソルを置くと、オートテキストエントリーの一覧が表示されます。
4. 上記のいずれかのエントリーにカーソルを置き、右クリックして「オーガナイズして削除」を選択します。
5. 「ビルディングブロックオーガナイザー」ダイアログがポップアップ表示されます。「ビルディングブロック」セクションにはすべてのクイックパーツエントリーとオートテキストエントリーが表示されています。「編集」ボタンをクリックしてエントリーのプロパティを修正したり、「削除」ボタンをクリックしてエントリーを削除することができます。
6. エントリーのプロパティを修正するには、「編集」ボタンをクリックします。「ビルディングブロックの変更」ダイアログがポップアップ表示されます。ここで、名前、ギャラリー、カテゴリー、説明、挿入オプションなどを変更できます。今回は「説明」欄にテキストを追加し、挿入オプションを「コンテンツのみ挿入」に変更しました。
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7. 「OK」ボタンをクリックして変更を保存します。「Microsoft Outlook」の警告メッセージがポップアップ表示され、ビルディングブロックエントリーを再定義するかどうかを尋ねられます。「はい」をクリックしてください。
8. その後、「ビルディングブロックオーガナイザー」ページに戻ります。これで、より迅速に修正作業を続けることができます。
9. また、不要になったエントリーをビルディングブロックから削除することもできます。削除したいエントリーをクリックし、「削除」ボタンを押してください。
10. 「Microsoft Outlook」の警告メッセージがポップアップ表示され、選択したビルディングブロックエントリーを削除するかどうかを尋ねられます。「はい」をクリックしてください。
11. 再び「ビルディングブロックオーガナイザー」ページに戻ります。これで効率的に削除作業を続けることができます。
注意：
- クイックパーツエントリーをプレーンテキスト形式で保存しないでください。「オーガナイズして削除」オプションにアクセスできなくなります。下のスクリーンショットをご覧ください。将来の修正のために、クイックパーツエントリーはHTML形式またはリッチテキスト形式で保存してください。
- 上記の方法では、クイックパーツのプロパティのみを修正できますが、クイックパーツの内容を修正することはできません。クイックパーツの内容を修正したい場合は、次の記事の方法が役立ちます：
Outlookでクイックパーツエントリーを名前変更および編集する方法は？
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