Outlook で複数のクイックパーツおよび AutoText を修正または削除する方法

クイックパーツエントリや AutoText エントリが多数ある場合、複数のエントリを修正しようとすると、「クイックパーツ」ボタンをクリックして一つひとつ探しては修正する作業を繰り返さなければならず、非常に時間がかかります。また、不要になった古いクイックパーツエントリや AutoText エントリを削除しなければならない場面にも出くわすかもしれません。こうしたエントリを素早く修正または削除するには、一体どうすればよいのでしょうか？このチュートリアルでは、その作業を効率的に行う方法をご紹介します。

注：ここでは「Microsoft Outlook 365」を例に説明していますが、他のOutlook バージョンでは手順や画面表示が若干異なる場合があります。

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複数のクイックパーツエントリおよび AutoText エントリの修正／削除

複数のクイックパーツエントリや AutoText エントリを一括で効率的に管理するには、Outlook の「ビルディングブロックオーガナイザー」機能をご利用ください。ここでは、これらのエントリを修正・削除する手順をご紹介します。以下の通りに操作してください。

1。Outlook で「ホーム」タブに移動し、「新規メール」をクリックして、新しいメッセージを作成するページを開きます。

2。メール本文内にカーソルを置き、「挿入」＞「クイックパーツ」をクリックすると、クイックパーツのエントリ一覧が表示されます。

3。「AutoText」オプションにカーソルを合わせると、AutoText エントリの一覧が表示されます。

4。上記のいずれかのエントリにカーソルを合わせ、右クリックして表示されるコンテキストメニューから「整理と削除」を選択します。

5。「ビルディングブロックオーガナイザー」ダイアログボックスが表示され、「ビルディングブロック」セクションにはすべてのクイックパーツおよび AutoText エントリが一覧表示されます。「プロパティの編集」ボタンをクリックすればエントリのプロパティを簡単に修正でき、「削除」ボタンをクリックすれば不要なエントリをすぐに削除できます。

6。エントリのプロパティを修正するには、「プロパティの編集」ボタンをクリックします。すると、「ビルディングブロックの変更」ダイアログボックスが表示され、エントリの名前、ギャラリー、カテゴリ、説明、および挿入オプションを変更できます。ここでは、「説明」ボックスにテキストを追加し、挿入オプションを「コンテンツのみ挿入」に変更しました。

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7。「OK」ボタンをクリックして変更を保存してください。「Microsoft Outlook」の警告メッセージが表示され、ビルディングブロック エントリを再定義するかどうか尋ねられますので、「はい」をクリックしてください。

8。その後、「ビルディングブロックオーガナイザー」ページに戻り、さらに素早く他の修正作業を進められます。

9。ビルディングブロック内の不要なエントリをクリックして「削除」ボタンを押すだけで、簡単に削除できます。

10。「Microsoft Outlook」の警告メッセージが表示され、選択したビルディングブロック エントリを削除するかどうか確認されます。「はい」をクリックしてください。

11。再度「ビルディングブロックオーガナイザー」ページに戻って、引き続き効率的に他の削除作業を行えます。

注意事項：

1. クイックパーツエントリをプレーンテキスト形式で保存しないでください。「整理と削除」オプションにアクセスできなくなります。以下のスクリーンショットをご参照ください。将来の編集のために、クイックパーツエントリは HTML またはリッチテキスト形式で保存してください。

   

2. 上記の方法では、クイックパーツのプロパティのみ変更でき、内容そのものは編集できません。クイックパーツの内容を変更したい場合は、以下の記事の方法が役立ちます。
   Outlook でクイックパーツエントリの名前を変更・編集する方法

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