Outlook メールの AI 要約

スピードが求められる今日の職場において、メールコミュニケーションは欠かせません。メールから素早く重要な情報を抽出すれば、業務効率が高まり、大切な詳細を見落とすリスクも回避できます。

例えば：

• 長文のメールを受信すると、全文を読むのに時間がかかりすぎてしまいます。簡潔な要約があれば、重要なポイントを素早く押さえられます。
• プロジェクトに関連するメールを1 通ずつ読んでいると、時間がかかるうえに重要な更新を見落とすリスクがあります。関連メールをまとめて要約すれば、明確な概要を素早く把握でき、作業効率がぐんとアップします。

本チュートリアルでは、単一メールおよび複数メールを AI で効率的に要約する方法をご紹介します。

単一メールの要約

• 方法1：オンライン AI ソリューション
• 方法2：Kutools for Outlook の内蔵 AI ペイン

一括メール要約

• Kutools for Outlook の高度な AI サマリーツール

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単一メールの要約

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メール1 通の要約はごく一般的なタスクで、ほとんどの AI ツールが簡単にこなせます。以下に、おすすめの方法を2 つご紹介します。

方法1：オンライン AI ソリューション

コンテンツを素早く要約できるオンライン AI ツールは数多くありますが、ここではその中でも特に人気の高いChatGPT の使い方を例にご紹介します。

ステップ1．Outlook でメールを開き、テキストを選択してコピーします（ショートカット：「Ctrl」＋「C」）。

ステップ2．ChatGPT または同様の AI ツールにアクセスし、メールの内容を貼り付けて、「Summarize below content：」などのプロンプトを入力したら、「送信」ボタンをクリックします。

AI が簡潔な要約を生成します。必要に応じて、ぜひコピーしてご活用ください。

生成された要約にご満足いただけない場合は、要件を追加して新しい要約を再生成いただけます。

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方法2：Kutools for Outlook の内蔵 AI ペイン

「Kutools for Outlook」には「AI ペイン」を搭載し、コピー＆ペースト不要でメールの内容を自動要約します。

ステップ1．Kutools for Outlook をインストールし、Outlook を開いて［Kutools］＞［AI］をクリックして、「KUTOOLS AI ペイン」を有効化します。

KUTOOLS AI ペインが有効になりました。「要約」タブをクリックすると、現在のメールの要約が自動的に生成されます。次のメールに移動すると、新しい要約が自動的に作成されます。

手動で要約を生成したい場合は、「自動モード」をオフにして「マニュアルモード」に切り替えてください。このモードでは、「生成」ボタンをクリックしたときだけ要約が作成されます。

ステップ3．内容にご満足いただけない場合は、「再生成」ボタンをクリックし、AI に新たな重要な情報を抽出させましょう。ご満足いただけた場合は、「コピー」ボタンをクリックし、抽出された内容を任意の場所に貼り付けてご利用ください。

カスタマイズ

• 要約言語の選択：要約に使用する言語を選びましょう。40 以上の言語から選べるので、あなたのニーズにぴったりの言語で要約を生成できます。

  

• 要約スタイルの選択：デフォルトで4 種類の事前定義済み要約スタイルをご利用いただけます。

  

• 要約スタイルのカスタマイズまたは追加：ユーザーは要約のスタイル設定を自由にカスタマイズできます。

  「スキルライブラリ管理」ボタンをクリックし、要約スキルを探して「追加」ボタンをクリックしたら、カスタムリクエストを入力します。設定を保存すれば、ニーズにぴったりの要約出力を実現できます！

  

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一括メール要約

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オンライン AI ツールで複数のメールを1 通ずつ要約することも可能ですが、この方法は非効率です。Kutools for Outlook の「AI サマリーツール」は、まさにこの目的に特化して開発されました。

Kutools for Outlook の高度な AI サマリーツール

ステップ1．Kutools for Outlook をインストールし、Outlook を開いて「Kutools」＞「AI サマリー」をクリックして KUTOOLS AI 要約機能を有効化します。

ステップ2．「AI 作業要約」ダイアログの「ステップ1」で、メール要約に使用する「希望の日付範囲」と、要約に含めるメールが格納されている「フォルダー」を指定し、「次へ」ボタンをクリックします。

ステップ3．選択したフォルダー内にある指定した日付期間に該当するすべてのメールがリストに表示されます。より正確な要約のために、特定のメールにチェックを入れて手動で選択範囲を絞り込むことができます。その後、「言語」と「要約スタイル」を選択し、「要約開始」をクリックしてください。

これで要約が生成されました。

要約にご満足いただけない場合は、「再度要約」をクリックして新しい要約を取得してください。

ご満足いただけましたら、「コピー」をクリックして、お好きな場所に貼り付けてご利用ください。また、「エクスポート」をクリックすれば、要約を TXT または PDF ファイル形式で保存することも可能です。「新規メール」をクリックすると、要約がメール本文に自動挿入された新しいメッセージウィンドウが開きます。

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比較表：どちらの方法を選ぶべきでしょうか？

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機能	オンライン AI ツール	KUTOOLS AI ペイン	KUTOOLS AI 要約
ユースケース	単一メール	単一メール	複数メール
自動	❌いいえ、手動でのコピーが必要です	✅はい	✅はい
多言語対応	AI ツールにより異なります	✅はい	✅はい
カスタム要約スタイル	❌基本スタイルのみ	✅はい	✅はい
一括要約	❌いいえ	❌いいえ	✅はい
Outlook に統合済み	❌いいえ	✅はい	✅はい
プライバシーとセキュリティ	❌データ漏洩のリスクあり	✅安全	✅安全

結論

• 単一メールのみ要約する必要がある場合は、KUTOOLS AI ペインが最も効率的です。コピーやペーストの手間なく、自動的にメールを要約します。
• 複数のメールを要約する必要があるなら、KUTOOLS AI 要約が最適です。一度に複数のメールを処理でき、大幅な時間節約につながります。
• プラグインをインストールしたくない場合は、オンライン AI ツールをご利用いただけますが、その際は手動での操作が必要です。

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