OutlookメールのAI要約

Author: Sun Last Modified: 2025-05-23

今日の高速な仕事環境では、メールでのコミュニケーションが不可欠です。メールから重要な情報を迅速に抽出することで、効率を向上させ、重要な詳細を見逃すことを防ぐことができます。

例えば：

長いメールを受け取った場合、すべてを読むには時間がかかりすぎることがあります。簡単な要約は、主要なポイントをより早く把握するのに役立ちます。
プロジェクトに関連する複数のメールを管理する場合、それぞれを個別に読むのは時間がかかり、重要な更新を見逃す可能性があります。関連するすべてのメールをまとめて要約すると、明確な概要が得られ、効率が向上します。

このチュートリアルでは、AIを使用して単一および複数のメールを効率的に要約する方法を説明します。

単一メールの要約

方法1: オンラインAIソリューション
方法2: Kutools for Outlookの組み込みAIペイン

一括メール要約

Kutools for Outlookの高度なAI要約ツール

単一メールの要約

単一メールの要約は一般的なタスクであり、ほとんどのAIツールで簡単に処理できます。以下に推奨される2つの方法を紹介します：

方法1: オンラインAIソリューション

迅速にコンテンツを要約できるオンラインAIツールは多数存在します。以下は、最も人気のあるツールの1つであるChatGPTを使用する方法の例です：

ステップ1. Outlookでメールを開き、テキストを選択してコピーします（ショートカットキー: "Ctrl" + "C"）

ステップ2. ChatGPTや同様のAIツールに移動し、メールの内容を貼り付け、プロンプトとして「以下の内容を要約してください:」と入力して、「送信」ボタンをクリックします。 .

AIは簡潔な要約を生成します。必要に応じてそれをコピーして使用します。

提供された要約に満足できない場合は、追加の要件を入力し、新しい要約を生成するようリクエストすることができます。

長所と短所

✔️長所

ほとんどのオンラインAIツールは無料で使用できます。
ソフトウェアをインストールする必要がなく、すぐに使用できます。

❌短所

毎回手動でメールをコピーして貼り付けるのは面倒で、特に複数のメールがある場合にはそうです。
サードパーティのAIツールにメールの内容を貼り付けることで、データが漏洩する潜在的なプライバシーリスクがあります。

方法2: Kutools for Outlookの組み込みAIペイン

「Kutools for Outlook」は、コピー＆ペーストを必要とせずに自動的にメールの内容を要約する「AIペイン」を提供しています。

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ステップ1. Kutools for Outlookをインストールし、Outlookを開いて「Kutools」>「AI」をクリックして「Kutools AIペイン」をアクティブ化します。

注意:

初めてOutlookでKutoolsのAI機能を使用する場合、「AI設定」ダイアログがポップアップ表示され、「AIプロバイダー」（例: OpenAI、Google Gemini、Baidu）を選択し、「AIキー」を入力するよう求められます。
まだAIキーを持っていない場合、Kutools AIキーを申請することをお勧めします。これにより、Kutools AI機能を100回無料で使用できます。Kutools AIキーを取得するにはどうすればよいですか？

Kutools AIペインがアクティブになりました。「要約」タブをクリックすると、現在のメールの要約が自動的に生成されます。次のメールに移動すると、新しい要約が自動的に作成されます。

もし手動で要約を生成したい場合は、「自動モード」を無効にして「手動モード」に切り替えます。この場合、要約は「生成」ボタンをクリックしたときにのみ生成されます。

ステップ3. 内容に満足していない場合は、「再生成」ボタンをクリックします。これにより、AIがあなたのために新しい重要な情報を抽出します。内容に満足している場合は、「コピー」ボタンをクリックします。抽出された内容をコピーして、好きな場所に貼り付けます。

カスタマイズ

要約言語の選択: 必要な要約言語を選択します。40以上の言語が利用可能で、ニーズに最適な言語で要約を生成できます。
要約スタイルの選択: デフォルトで4つの定義済み要約スタイルが提供されていますので、その中から選んでください。
要約スタイルのカスタマイズまたは追加: ユーザーは自分の要約設定をパーソナライズできます。
「スキルライブラリ管理」ボタンをクリックします。要約スキルを見つけ、「オプションの追加」ボタンをクリックしてカスタムリクエストを入力します。設定を保存して、要約出力をニーズに合わせて調整します。

長所と短所

✔️長所

手動でのコピー＆ペーストなしで自動的に要約します。
Outlookに直接統合されているため、プラットフォーム間の切り替えが不要です。
多言語をサポートしており、外国語のメールを理解しやすくなります。
要約スタイルや含まれる重要な情報のカスタマイズが可能です。

❌短所

Kutools for Outlookのインストールが必要です。

一括メール要約

オンラインAIツールを使用して複数のメールを一つずつ要約することは可能ですが、このプロセスは非効率的です。Kutools for Outlookの「AI要約ツール」は、この目的のために特別に設計されています。

Kutools for Outlookの高度なAI要約ツール

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ステップ1. Kutools for Outlookをインストールし、Outlookを開いて「Kutools」>「AI要約」をクリックして、Kutools AI要約機能をアクティブ化します。

注意:

初めてOutlookでKutoolsのAI機能を使用する場合、「AI設定」ダイアログがポップアップ表示され、「AIプロバイダー」（例: OpenAI、Google Gemini、Baidu）を選択し、「AIキー」を入力するよう求められます。
まだAIキーを持っていない場合、Kutools AIキーを申請することをお勧めします。これにより、Kutools AI機能を100回無料で使用できます。 Kutools AIキーを取得するにはどうすればよいですか？

ステップ2. 「AI作業要約のステップ1」ダイアログで、要約するメールの「希望する日付範囲」を選択し、要約に含めるメールが保存されている「フォルダー」を選択します。次に「次へ」ボタンをクリックします。

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ステップ3. 指定された日付範囲内の選択されたフォルダからすべてのメールがリスト表示されます。特定のメールを選択してチェックを入れることで、より正確な要約を得ることができます。その後、「言語」と「要約スタイル」を選択し、「要約を開始」をクリックします。

これで要約が生成されました。

要約に満足していない場合は、「再度要約」をクリックして新しい要約を取得します。

要約に満足している場合は、「コピー」をクリックして必要な場所に貼り付けます。あるいは、「エクスポート」をクリックして、TXTまたはPDFファイルとして要約を保存します。また、「新規メール」をクリックして、要約が本文に自動挿入された新しいメッセージウィンドウを開くこともできます。

長所と短所

✔️長所

複数のメールを一括で要約し、大幅な時間節約になります。
要約スタイルと言語をカスタマイズできます。
比較が容易なように、複数の要約バージョンを生成します。
編集可能な要約で、PDFやテキストファイルへのエクスポートオプションがあります。

❌短所

Kutools for Outlookのインストールが必要です。

比較表: どの方法を選ぶべきか？

機能	オンラインAIツール	Kutools AIペイン	Kutools AI要約
使用ケース	単一メール	単一メール	複数メール
自動	❌いいえ、手動でのコピーが必要	✅はい	✅はい
多言語サポート	AIツールによる	✅はい	✅はい
カスタム要約スタイル	❌基本のみ	✅はい	✅はい
一括要約	❌いいえ	❌いいえ	✅はい
Outlookに統合	❌いいえ	✅はい	✅はい
プライバシーとセキュリティ	❌データ漏洩のリスクあり	✅安全	✅安全