Outlookで特定の送信者からのすべてのメールを転送する方法
特に特定の送信者からの大量のメッセージを処理する際、効率的にメールを管理することが重要です。Outlookで特定の送信者からのすべてのメールを転送するのは簡単そうに聞こえるかもしれませんが、組み込みツールはしばしば不十分で、煩雑な手動操作が必要です。幸いにも、スマートな解決策があります。
この記事では、Outlookで特定の送信者からのメールを転送するための3つの効果的な方法を紹介します。素早く基本的なアプローチを探している場合でも、より高度で自動化されたソリューションを求めている場合でも、私たちがお手伝いします。各オプションの強みと制限を詳しく説明し、ニーズに合った方法を選べるようにしましょう。
方法 1: 特定の送信者からのすべてのメールを添付ファイルとして転送 (基本的だが制限あり)
方法 2: Kutools for Outlookを使用して特定の送信者からのすべてのメールを個別のメッセージとして転送 👍（効率的でプロフェッショナル）
方法 3: 素晴らしいツールを使用して特定の送信者からのすべてのメールを自動的に転送 👍（究極の自動化ソリューション）
方法 1: 特定の送信者からのすべてのメールを添付ファイルとして転送
Outlookのネイティブツールを使ったシンプルな解決策をお探しなら、この方法により、特定の送信者からのすべてのメールを1通のメールに添付ファイルとして転送できます。機能的には動作しますが、受信者は個別のメッセージではなく、すべてのメールがまとめて届くため、このアプローチには大きな制限があります。
ステップ 1: 送信者からのメールを見つける
メールビューで、送信者からのメールを右クリックし、「関連項目」＞「送信者からのメール」を選択します。
ステップ 2: すべてのメールを選択する
メール一覧で、Ctrl + Aを押して見つかったすべてのメールを選択します。
ステップ 3: 添付ファイルとして転送する
ホーム＞転送に移動します。新しいメールが開き、選択したすべてのメールが添付ファイルとして追加されます。メッセージを作成して送信します。
欠点：
- 受信者はメールを添付ファイルとして受け取るため、アクセスが困難になります。
- 多数のメールや個別に対応が必要なメッセージを転送するのに適していません。
方法 2: Kutools for Outlookを使用して特定の送信者からのすべてのメールを個別のメッセージとして転送 👍
各メールを元の形式と文脈を保ちながら個別のメッセージとして転送したい場合は、Kutools for Outlookの「選択したメールを一つずつメール形式で転送」機能が効率的な解決策を提供します。この方法は時間を節約し、転送される各メールがそのまま保存され、受信者が個々のメッセージを確認しやすくします。
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ステップ 1: 送信者からのメールを見つける
送信者からのメールを右クリックし、「関連項目」＞「送信者からのメール」を選択します。
ステップ 2: 全てのメールを選択する
Ctrl + Aを押して送信者からの全てのメールを選択します。
ステップ 3: メールを個別に転送する
Kutools＞ 一括処理＞選択したメールを一つずつメール形式で転送に移動します。
ステップ 4: 受信者を指定する
名前を選択ダイアログボックスで、宛先/CC/BCCフィールドに入力し、OKをクリックします。
結果
指定された送信者からのすべてのメールが受信者に個別に転送されます。
利点：
- 個別メッセージ：メールは一つずつ転送され、元のフォーマットが保持され、明確さが確保されます。
- 時間短縮：Kutoolsの直感的な一括転送機能で繰り返しのステップを回避。
- プロフェッショナルなワークフロー：明確なコミュニケーションが重要な職場環境に最適。
方法 3: 素晴らしいツールを使用して特定の送信者からのすべてのメールを自動的に転送 👍
完全に自動化されたアプローチを求めるなら、 Kutools for Outlookの「自動転送」機能が光ります。この方法では、指定された送信者または送信者のドメインから来る将来のすべてのメールを希望の受信者に自動的に転送します。これはメールワークフローを自動化する究極の解決策です。設定後は、Kutoolsがすべてを管理し、指定された送信者のメールが漏れることはありません。
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ステップ 1: 自動転送を有効にする
Kutools Plus＞転送＞自動転送を有効にするに移動して機能をアクティブにします。
ステップ 2: 新しいルールを作成する
自動転送設定ダイアログボックスで、「新規」ボタンをクリックして転送ルールを作成します。
ステップ 3: 送信者を定義する
ルールウィザードで、ステップ1のセクションにある「送信者が個人または公開グループに属している」を選択します。次に、ステップ2のセクションで下線付きの「個人または公開グループ」をクリックします。
ステップ 4: 送信者のメールアドレスを入力する
表示された「 ルールアドレス」ダイアログボックスで、送信者フィールドに指定された送信者のメールアドレスを1つ以上入力し、OKをクリックします。次に「次へ」＞「次へ」をクリックして進みます。
ステップ 5: ルールの詳細を設定する
最終的なルールウィザードで、以下の操作を行います：
- 自動転送ルールの名前を「ルール名」フィールドに入力します。
- （オプション）「ルールの備考」フィールドに説明を追加します。
- 「このルールを有効にする」オプションがチェックされていることを確認します。
- クリックしてください 宛先 転送先の受信者を選択するボタンをクリックします。
ステップ 6: 受信者を指定する
「メンバーを選択」ダイアログボックスで、「宛先」フィールドに受信者のメールアドレスを入力し、OKを3回クリックして設定を確認・保存します。
ステップ 7: 自動転送機能を有効にする
確認ダイアログボックスが表示されます。「はい」をクリックして自動転送機能を有効にします。
結果
この時点以降、指定された送信者からのすべてのメールが自動的に指定された受信者に転送されます。
利点：
- 完全自動化：指定された送信者からのメールが到着するとすぐに自動的に転送され、手動での介入は不要です。
- カスタマイズ可能なルール：例外や特定の受信者リストを含む複数の転送ルールを作成でき、プロセスを正確に調整できます。
- 高効率：大量のメールを取り扱うビジネスや専門家に最適で、シームレスで時間節約になるメール管理が可能です。
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