Outlookで特定の送信者からのすべてのメールを転送する方法
特に特定の送信者からの大量のメッセージに直面している場合、メールを効率的に管理することは不可欠です。Outlookで特定の送信者からのすべてのメールを転送するのは簡単そうに聞こえるかもしれませんが、組み込みツールはしばしば不十分で、煩雑な手動操作が必要です。幸いにも、この作業をよりスマートに行う方法があります。
この記事では、Outlookで指定された送信者からのメールを転送するための3つの効果的な方法を探ります。迅速で基本的なアプローチを探している場合でも、より高度で自動化されたソリューションを求めている場合でも、お役に立つ情報を提供します。各オプションの強みと制限点を強調しながら詳しく説明しますので、ニーズに合った方法を選んでください。
方法 1: 指定された送信者からのすべてのメールを添付ファイルとして転送（基本的だが制限あり）
方法 2: Kutools for Outlookを使用して指定された送信者からのすべてのメールを個別のメッセージとして転送👍（効率的でプロフェッショナル）
方法 3: 素晴らしいツールを使用して指定された送信者からのすべてのメールを自動転送👍（究極の自動化ソリューション）
方法 1: 指定された送信者からのすべてのメールを添付ファイルとして転送
Outlookのネイティブツールを使用したシンプルな解決策をお探しならば、この方法では特定の送信者からのすべてのメールを1通のメールに添付ファイルとして転送できます。機能的には問題ありませんが、受信者は個々のメッセージではなく、すべてのメールがまとめて届くため、このアプローチには大きな制限があります。
ステップ 1: 送信者からのメールを見つける
メールビューで、送信者からのメールを右クリックし、「関連項目」＞「送信者からのメール」を選択します。
ステップ 2: 全てのメールを選択する
メールリストで、Ctrl + A を押して見つけたすべてのメールを選択します。
ステップ 3: 添付ファイルとして転送する
「ホーム」＞「転送」に進みます。新しいメールが開き、選択したすべてのメールが添付ファイルとして添付されます。メッセージを作成して送信します。
短所：
- 受信者はメールを添付ファイルとして受け取るため、アクセスが困難になります。
- 大量のメールや個別の返信が必要なメッセージを転送するには適していません。
方法 2: Kutools for Outlookを使用して指定された送信者からのすべてのメールを個別のメッセージとして転送👍
それぞれのメールを元の形式や文脈を保ちながら別々のメッセージとして転送したい場合、Kutools for Outlookの「選択したメールを1つずつメールとして転送」機能が効率的な解決策を提供します。この方法は時間を節約し、転送された各メールがそのままの状態で保存されるため、受信者が個々のメッセージを確認しやすく、返信もしやすくなります。
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ステップ 1: 送信者からのメールを探す
送信者からのメールを右クリックし、「関連項目」＞「送信者からのメール」を選択します。
ステップ 2: 全てのメールを選択する
Ctrl + A を押して送信者からのすべてのメールを選択します。
ステップ 3: メールを個別に転送する
「Kutools」＞「 一括処理」＞「選択したメールを1つずつメールとして転送」に進みます。
ステップ 4: 受信者を指定する
名前を選択ダイアログボックスで、宛先/CC/BCCフィールドに受信者のメールアドレスを入力し、OKをクリックします。
結果
指定された送信者からのすべてのメールが個別に受信者に転送されます。
利点：
- 個別メッセージ: メールは1つずつ転送され、元の形式が保持され、明瞭さが確保されます。
- 時間の節約: Kutoolsの直感的な一括転送機能により、繰り返しの手順を回避できます。
- プロフェッショナルなワークフロー: 明確なコミュニケーションが重要な職場環境に最適です。
方法 3: 素晴らしいツールを使用して指定された送信者からのすべてのメールを自動転送👍
完全に自動化されたアプローチをお望みの場合、 Kutools for Outlookの「自動転送」機能が優れています。この方法では、指定された送信者または送信者のドメインからのすべての将来のメールが希望する受信者に自動的に転送されます。これはメールワークフローを自動化する究極のソリューションです。一度設定すれば、Kutoolsがすべてを処理し、指定された送信者からのメールが漏れることがありません。
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ステップ 1: 自動転送を有効にする
Kutools Plus＞転送＞自動転送を有効にするに進み、機能をアクティブにします。
ステップ 2: 新しいルールを作成する
「自動転送の管理」ダイアログボックスで、「新規」ボタンをクリックして転送ルールを作成します。
ステップ 3: 送信者を定義する
ルールウィザードで、ステップ1のセクションにある送信者が個人または公開グループに属しているを選択します。次に、ステップ2のセクションにある下線付きの個人または公開グループをクリックします。
ステップ 4: 送信者のメールアドレスを入力する
表示される「 ルールアドレス」ダイアログボックスで、送信者フィールドに1つ以上の指定された送信者のメールアドレスを入力し、「OK」をクリックします。その後、「次へ」＞「次へ」をクリックして進みます。
ステップ 5: ルールの詳細を設定する
最終的な「ルールウィザード」で、次の操作を行います：
- 自動転送ルールの名前を「ルール名」フィールドに入力します。
- （オプション）「ルールの備考」フィールドに説明を追加します。
- 「このルールを有効にする」オプションがチェックされていることを確認します。
- クリックしてください 宛先 ボタンを押して転送先の受信者を選択します。
ステップ 6: 受信者を指定する
「メンバーを選択」ダイアログボックスで、宛先フィールドに受信者のメールアドレスを入力します。「OK」を3回クリックして設定を確認し保存します。
ステップ 7: 自動転送機能を有効にする
確認ダイアログボックスが表示されます。「はい」をクリックして自動転送機能を有効にします。
結果
この時点から、指定された送信者からのすべてのメールが自動的に指定された受信者に転送されます。
利点：
- 完全自動化: 指定された送信者からのメールが到着するとすぐに自動的に転送され、手動での介入が不要です。
- カスタマイズ可能なルール: 例外や特定の受信者リストを含む複数の転送ルールを作成でき、プロセスを正確なニーズに合わせられます。
- 高効率: 大量のメールを扱うビジネスや専門家に最適で、シームレスで時間節約のメール管理を可能にします。
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